Definition nach DIN 69901: Projektmanagement einfach erklärt

Was ist eigentlich die Definition von Projektmanagement? Und was macht eigentlich ein Projektmanager? Wenn du nach einer einfachen Antwort suchst, bist du bei diesem Beitrag genau richtig. In einem anderen Beitrag hatte ich bereits einfach erklärt, was eigentlich genau die Definition eines Projektes ist. Nun widmen wir uns in diesem ultimativen Guide der Definition von Projektmanagement und gehen dabei auf die DIN 69901 ein.

Was ist Projektmanagement laut Definition nach DIN 69901?

Natürlich gibt es zahlreiche Definitionen von Projektmanagement. Die wohl bekannteste Definition von Projektmanagement komme jedoch vom Deutschen Institut für Normung (DIN 69901). Schauen wir uns diese Definition einmal an:

„Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.“

DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e. V.

Was bedeutet das jetzt genau? Das schauen wir uns im folgenden Abschnitt einmal näher an.

Welche Aufgaben fallen unter Projektmanagement nach DIN 69901?

Unter Projektmanagement fallen unterschiedliche Aufgaben. In der Regel werden diese von einem Projektleiter übernommen. Je nach Grße des Projektes können diese jedoch auch von Teilprojektleitern oder PMOs übernommen werden.

Ziel des Projektmanagements ist es, das jeweilis definierte Projektziel zu erreichen. Dabei sollen alle Restriktionen, d.h. Beschränkungen eingehalten werden. Mit solchen Beschränkungen meint man in der Praxis meist die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Zeit, Personal und Budget. Das Dilemma das optimale Verhältnis zwischen diesen drei Größen zu finden, wird auch als das magische Dreieck bezeichnet. Dieses magische Dreieck finden wir allerdings nicht nur im Projektmanagement, sondern bspw. auch im Produktmanagement.

Die konkreten Projektmanagement-Aufgaben unterscheiden sich je nach Phase des Projektes. Im Groben kann man sie in die folgenden vier Aufgabenbereiche aufteilen:

• Planung
• Steuerung
• Organisation
• Kontrolle

Im Folgenden gehe ich auf die einzelnen Aufgaben nach Definition der DIN 69901 näher ein.

Planung im Projektmanagement

Mit der Planung ist die Planung zu Beginn des Projektes gemeint. Sie beginnt in der Regel mit einer Analyse der Situation und einer Beschreibung der Problemstellung. Dabei sollte der Status quo klar und eindeutig beschrieben werden. Dazu gehört auch eine Betrachtung dessen, welche Personen oder Bereiche von dem Projekt beeinflusst werden. Eine hilfreiche Methode dazu ist die Stakeholderanalyse.

Wie du grundsätzlich eine Projektplanung erstellst kann erstmal überfordernd sein. Wie das am besten klappt zeigen wir dir im verlinkten Blogbeitrag!

Anschließend muss der gewünschte Zielzustand bestimmt werden. Daraus lassen sich weitere Aufgaben und Teilaufgaben ableiten. Das Ziel muss eindeutig, erreichbar und positiv formuliert sein. Außerdem sollte es überprüfbar und lösungsneutral sein.

Schließlich müssen auf der Grundlage der Aufgabenplanung die zeitlichen, personellen und finanziellen Ressourcen geplant werden. Die Ergebnisse müssen dann zusammengetragen werden. Letzteres bedeutet nicht, dass die Planung nicht weiter angepasst werden könnte: Im Laufe eines Projekts werden in der Regel weitere Informationen aufgedeckt oder Erfahrungen gemacht, die eine Anpassung des Projektplans erfordern können.

Steuerung & Organisation

Weitere wichtige Punkte sind das Management und die Organisation der Projektarbeit. Dies beginnt mit dem Aufbau einer geeigneten Projektorganisation. Dies betrifft sowohl die Zusammensetzung des Projektteams als auch die Festlegung der Kommunikationswege und der Häufigkeit von gemeinsamen Statusberichten. Der Projektleiter verwaltet diese Fristen und vermittelt bei auftretenden Problemen.

Neben der Etablierung der Projektorganisation umfassen die Aufgaben des Projektmanagements in dieser Phase. Zudem trägt er Sorge, dass alle Beteiligten jederzeit über aktuelle Entwicklungen rund um das Projekt auf den aktuellsten Stand sind. Er koordiniert außerdem die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern.

Kontrolle als Aufgabe im Projektmanagement

Letztlich umfassen die Aufgaben des Projektmanagements auch die laufende Überwachung und Anpassung der Projektpläne. Dies beinhaltet bspw.:

• Regelmäßige Überprüfung des Projektfortschritts
• Identifizieren von Abweichungen
• Ergreifen von Korrekturmaßnahmen

Diese Tätigkeiten stehen immer vor dem Hintergrund die Projektziele zu erreichen und im Rahmen des gegebenen Budgets zu bewegen. Dies beinhaltet auch die erwähnten zeitlichen Restriktionen. Der Projektleiter ist daher verantwortlich für eine frühzeitige Risiko-Erkennung und für das Treffen geeigneter Maßnahmen um ein Projekt überhaupt nicht soweit kommen zu lassen.

Was gehört nach Definition nicht zum Projektmanagement?

Erst einmal muss die Tätigkeit etwas mit einem Projekt zu tun haben. Im Projekt selbst wird dann zwischen Projektmanagement und Projektarbeit unterschieden. Die Projektarbeit kann bspw. Folgendes sein:

• Die Programmierung von Funktionen in einem Online-Shop
• Die Ausarbeitung von Schulungsmaterialien für eine neue Dienstleistung
• Die Entwicklung eines Designs für eine neue Website
• Präsentation eines neuen Produktes auf einer Fachmesse

In der Regel kann die Projektarbeit als die eigentliche Kernarbeit innerhalb des Projektes bezeichnet werden. Das Projektmanagement hingegen organisiert die Rahmenbedingungen. Dadurch wird es erst möglich, dass eben jene Arbeit innerhalb der Restriktionen durchgeführt werden kann. Nach der Definition der DIN 69901 ist die Projektarbeit als solches also kein Bestandteil des Projektmanagement.

Welche beispielhaften Aufgaben gehören zum Projektmanagement?

Die Beispiele beschreiben zugleich auch die Tätigkeiten eines Projektmanagers:

• Erstellen einer Meilensteinplanung (siehe dazu Gantt-Diagramm)
• Ressourcen- und Budgetplanung
• Zusammenstellen des Projektteams
• Durchführen eines Kick-Off-Meetings
• Überwachen des Projektfortschritts und der Risiken
• Teamführung & Begleitung des Veränderungsprozesses
• Erstellen eines Abschlussberichts

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Insbesondere die Überwachung des Projektfortschritts kann auch mit einigen Herausforderungen einhergehen, wenn notwendige Ressourcen nicht zur Verfügung gestellt werden. Diese Tätigkeit ist also keinesfalls zu unterschätzen!

Welche unterschiedlichen Formen der Projektorganisation gibt es?

Natürlich gibt es in der Praxis unterschiedliche Formen bzw. Arten einer Projektorganisation. Diese unterscheiden sich je nach Unternehmensstruktur aber auch je nach Anforderungen an das Projekt. Dabei sind die drei bekanntesten Formen die reine Projektorganisation, die Matrixorganisation und die Stabs-Projektorganisation. Diese drei Formen ein Projekt zu organisieren, wollen wir uns im Folgenden einmal näher ansehen.

Die reine Projektorganisation

Im Rahmen der reinen Projektorganisation wird ein unabhängiges Projektteam gebildet. Dieses Tean arbeitet also ausschließlich am Projekt und ist von seinen gewöhnlichen Tätigkeiten in der Linie entbunden. Der Projektleiter trägt die volle Verantwortung für das Projekt. Der Hauptvorteil dieser Projektform sind der klare Fokus auf das jeweilige Projekt und die kurzen Entscheidungswege. Daher eignet sich diese Form der Projektorganisation besonders für große und komplexe Projekte mit viel Abstimmungsaufwand.

Die Matrixorganisation

Die Matrixorganisation haben wir an anderer Stelle bereits einmal vorgestellt. Sie kombiniert die Linien- mit der Projektorganisation. Die Projektmitglieder wenden dabei nicht ihre volle Arbeitszeit für das Projekt auf, sondern sind in Teilen weiterhin in ihrem Tagesgeschäft eingebunden. Die Verantwortung für die Mitarbeiter liegt bei ihrem disziplinarischen Vorgesetzten aus der Linie. Der Projektleiter hingegen verantwortet fachliche Entscheidungen im Projekt und damit auch über den Projekterfolg. Diese Aufteilung führt erfahrungsgemäß zu einem hohen Abstimmungaufwand zwischen Vorgesetzten und Projektleiter. Dies ist eine der größten Schwächen der Matrixorganisation. Allerdings können so Spezialisten aus unterschiedlichen Fachbereichen ihr Wissen flexibler einbringen, was wiederum einer einer großen Vorteile der Matrixorganisation ist.

Die Stabslinienprojektorganisation

In der Stabslinienprojektorganisation bleibt die Linienorganisation unverändert bestehen. Von der geteilten Verantwortung her erinnert sie aber eher an die Matrixorganisation. Der Projektleiter ist in der Regel der Geschäftsführung direkt unterstellt, hat aber keine disziplinarische Verantwortung für bestimmte Mitarbeiter. Wie bei einer Stabstelle eben üblich. Der Projektleiter koordiniert die Projektaktivitäten, während die Fachabteilungen für die Umsetzung verantwortlich sind. Diese Form eignet sich für kleinere oder eng in den laufenden Betrieb integrierte Projekte bzw. für Unternehmen, die grundsätzlich weniger in Projekten arbeiten.

In der Praxis gibt es natürlich zahlreiche Mischformen der aufgeführten Projektorganisationen. Jede Organisationsform hat dabei ihre ganz eigenen Vor- und Nachteile. Wie bereits erwähnt sind die Größe und die Komplexität des Projektes sowie die grundlegende Unternehmensstruktur entscheident für die Wahl der richtigen Projektform. Daher ist eine ausreichende Betrachtung dieser Dimensionen erforderlich, bevor man sich für eine Form entscheidet.

Wie werden Projekte in der Praxis durchgeführt?

Neben der Projektorganisationsform muss man sich Gedanken dazu machen, wie das Projekt ablaufen soll. Im Wesentlichen wird zwischen dem Wasserfallmodell und einer agilen Vorgehensweise unterschieden. Beides schauen wir uns im Folgenden einmal kurz an:

Wasserfallmodell

Die Wasserfallstrategie hat eine lange Historie. Und zwar kommt die Vorgehensweise eigentlich aus der Baubranche und wurde später von der Industrie adaptiert. Heutzutage wird sie häufig als altbacken und zu unflexibel bezeichnet, allerdings hat sie sich bei einigen Themen auch bewährt.

Das Wasserfallmodell ist auf verschiedene Projektphasen angewiesen. Das sind in der Regel die Folgenden: Definitionsphase, Planungsphase, Realisierungsphase und Abschlussphase. Diese Phasen müssen nacheinander durchlaufen werden. Und wenn man betrachtet, woher das Modell kommt, ist auch klar, warum das so ist. Ein Haus muss schließlich erst geplant werden, bevor es gebaut wird. Spontane Änderungen während der Bauphase können hier aufwändig und teuer werden.

Durch diesen Aufbau bietet das Modell eine klare Struktur. Nach der Planungsphase weiß man zumeist genau, wann welcher Teilabschnitt des Projekts fertig wird. Allerdings ist dies mit erhöhtem Vorbereitungsaufwand verbunden. In unserer schnellebigen Zeit greift man daher oft auf Methoden des agilen Projektmanagements zurück.

Agiles Projektmanagement

Wie erwähnt geht agiles Projektmanagement eher in kleinen Schritten vor. Es geht in der Regel zumeist darum auf spontane Änderungen von Anforderungen eingehen zu können, weshalb ein flexibleres Vorgehen notwendig ist, als im Wasserfallmodell.

Häufig bedient man sich agieler Methoden wie Scrum oder Kanban, die aus der Softwareentwicklung stammen. Wenn man am Anfang noch gar nicht so genau weiß, wo man eigentlich hin will, ist dies definitiv hilfreich. In der modernen Produktentwicklung, wo bspw. mit A-B-Tests ausprobiert werden soll, was bei einem Kunden eigentlich besser ankommt, können sich die Anforderungen an das Produkt schon mal etwas schneller ändern.

Dazu wird das Projekt in kleinere Abschnitte eingeteilt, sogenannte Sprints. Mithilfe von Feedbackschleifen wird anschließend das Ergebnis immer weiter verbessert. Im Fachjargon spricht man von einer inkrementellen Vorgehensweise, also einem Vorgehen in kleinen Schritten,

Hybride Ansätze im Projektmanagement

Wie so oft, kann die Wahrheit auch in der Mitte liegen. Durch die Schnelllebigkeit unserer Welt wird mittlerweile oft ein agiles Vorgehen bevorzugt – nicht nur in der Softwareentwicklung. Allerdings geht das nicht immer durchgängig. Eine Rechtsabteilung zum Beispiel benötigt etwas mehr Planbarkeit als ein Software- oder Marketing-Team. Insoweit ist man hier manchmal dazu gezwungen Methoden miteinander zu kombinieren.

Fazit zu Definition von Projektmanagement nach DIN 69901

Was ist also Projektmanagement? Fassen wir die Kernpunkte noch einmal zusammen: einfach erklärt durch die Definition der DIN 69901 dient Projektmanagement dazu, das Projekt zu planen. Außerdem stellt es Methoden zur Überwachung des Fortschritts zur Verfügung. Abschließend ist es auch Aufgabe, Rahmenbedingungen des Projektes zu organisieren. In der Praxis unterstützen dabei zahlreiche Methoden, auf die ich in einem weiteren Blogeintrag dieser Serie eingehen werde.