MS-Office-Datei (Excel, Word, PowerPoint) einfach verschlüsseln

Du möchtest eine MS-Office-Datei verschlüsseln und mit einem Passwort schützen? Es ist dabei total egal, ob das ein Word-Dokument ist, eine PowerPoint-Präsentation oder eine Excel-Arbeitsmappe. Nach dem Motto „Einmal lernen, dreimal anwenden“ zeige ich dir, wie du deine Datein einfach verschlüsseln kannst! So erreichst du, dass bspw. nur Kollegen, die das Kennwort haben, auf die Inhalte der Dateien zugreifen können.

Vorbereitungen zum Verschlüsseln

Um deine Datei zu verschlüsseln, solltest du sie geöffnet haben. Wie gesagt: Ob Word, Excel oder PowerPoint ist vollkommen egal. Das Menü sieht immer gleich aus und auch die Vorgehensweise ist identisch:

MS-Office-Datei verschlüsseln

Ich verwende im Folgenden beispielhaft Excel. Du siehst oben bereits das dafür notwendige Menü. Du erreichst das Menü, in dem du bei einem geöffneten Dokument auf „Datei“ und anschließend im linken Menü-Band auf „Informationen“ klickst.

Um die Datei nun zu verschlüsseln, klickst du auf „Arbeitsmappe schützen“. So heißt der Punkt in Excel. In Word heißt es entsprechend „Dokument schützen“ und in PowerPoint „Präsentation schützen“.

Anschließend klickst du auf „Mit Kennwort verschlüsseln“. Dieser Menüpunkt heißt in allen drei Anwendungen exakt gleich.

Es öffnet sich jetzt ein Pop-up, in dem das Kennwort zum Verschlüsseln eingegeben wird.

Mit „OK“ bestätigst du die Eingabe und es öffnet sich ein neues Pop-up, in dem das Kennwort zur Bestätigung ein zweites Mal eingegeben werden muss. Auch hier wird über „OK“ bestätigt.

Und das war’s schon! Deine Datei ist nun mit einem Passwort geschützt. Wichtig zur Vergabe des Passwortes: Es können Buchstaben, Zahlen und Sonderzeichen verwendet werden. Außerdem wird die Groß- und Kleinschreibung beachtet. Auch wenn es nicht empfehlenswert ist, genügt schon ein Zeichen, um die Datei zu verschlüsseln. Die Datei sollte man nach einer solchen Kennwortvergabe immer speichern, da der Schutz erst ab dem nächsten Speichern besteht.

MS-Office-Datei entschlüsseln

Was passiert jetzt, wenn die Datei geöffnet wird? Egal, wer die Datei öffnen möchte, braucht ab diesem Zeitpunkt das vergebene Kennwort. Ansonsten sieht derjenige absolut nichts. Übrigens braucht auch der Ersteller das Passwort. Er schützt das Dokument also nicht nur vor dem Zugriff Dritter, sondern auch vor sich selbst.

Jeder Nutzer, der die Datei öffnet, erhält nun folgende Meldung. Darin kann er das zuvor festgelegte Kennwort eingeben und mit „OK“ bestätigen. Nur, wenn das Passwort korrekt ist, verschwindet das Fenster. Ist das Passwort falsch, wird einem dies per Meldung angezeigt. Die Datei muss dann neu geöffnet werden, damit die Meldung wieder erscheint.

MS-Office-Datei-Verschlüsselung zurücknehmen

Möchte man die Verschlüsselung zurücknehmen, muss die Datei im entsperrten Zustand sein. Du wechselst dann in den Bereich, in dem du die Datei auch gesperrt hast.

Dort kann man jetzt unter „Arbeitsmappe schützen“ und „Mit Kennwort verschlüsseln“ das vergebene Passwort herauslöschen. Stehen dort keine Punkte mehr als Platzhalter, kannst du mit „OK“ bestätigen.

Danach solltest du die Datei noch einmal speichern. Erst dann ist der Schutz tatsächlich aufgehoben.

Fazit

Nun hast du gelernt, wie man MS-Office-Dateien mit einem Kennwort verschlüsseln kann – und zwar unabhängig davon, ob es sich um eine Word-, Excel- oder PowerPoint-Datei handelt. Ich hoffe, der Eintrag hat dir gefallen. Lasse mir in jedem Fall gerne einen Kommentar da oder schick mir eine Nachricht über das Kontaktformular! Weitere Hinweise findest du im Zweifel auf der offiziellen Microsoft-Hilfe-Seite.