In 7 Schritten zur erfolgreichen strukturellen Umstrukturierung

Die Geschäftswelt ist ständig in Bewegung. Unternehmen müssen sich oft an neue Marktbedingungen, technologische Entwicklungen oder interne Herausforderungen anpassen. Eine innerbetriebliche Umstrukturierung kann dabei helfen, das Unternehmen effizienter zu gestalten und auf zukünftige Herausforderungen vorzubereiten. Doch eine solche Veränderung erfordert sorgfältige Planung und Umsetzung. In diesem Blogbeitrag erfährst du, wie du in 7 Schritten zu einer erfolgreichen strukturellen Umstrukturierung deines Unternehmens (oder deines Mandanten) gelangst.

Was ist eine Umstrukturierung bzw. Restrukturierung?

Eine Umstrukturierung wird in der Praxis auch als Restrukturierung bezeichnet. Wir werden die beiden Begriffe daher in diesem Blogbeitrag Synonym verwenden. Die Begriffe stehen für die tiefgreifende Neugestaltung und Anpassung von Unternehmensstrukturen und -prozessen. Diese Maßnahmen werden ergriffen, um die Effizienz zu steigern, auf veränderte Marktbedingungen zu reagieren oder finanzielle Probleme zu bewältigen. Umstrukturierungen sind oft komplex und können verschiedene Bereiche eines Unternehmens betreffen. Grundsätzlich lassen sich fünf unterschiedliche Arten von Umstrukturierungen unterscheiden, wobei eine Art der Umstrukturierung selten alleine kommt:

1. Strukturelle Umstrukturierung

Die strukturelle Umstrukturierung bezieht sich auf die Neugestaltung der organisatorischen bzw. innerbetrieblichen Struktur eines Unternehmens. Hierbei werden Abteilungen zusammengelegt, Hierarchieebenen reduziert oder neue Geschäftsbereiche geschaffen. Diese Art der Umstrukturierung zielt darauf ab, die Entscheidungswege zu verkürzen, die Kommunikation zu verbessern und die Agilität des Unternehmens zu erhöhen. Häufig ist in diesem Zusammenhang von einer Strukturveränderung zu hören, weshalb wir auch diesen Begriff noch öfter hören bzw. lesen werden.

Beispiele:

• Zusammenlegung von Abteilungen oder Geschäftsbereichen
• Reduzierung von Managementebenen
• Einführung einer Matrixorganisation oder Holokratie

2. Personelle Umstrukturierung

Die personelle Umstrukturierung konzentriert sich auf die Neugestaltung der Personalstruktur innerhalb eines Unternehmens. Dies kann die Reduzierung von Belegschaften durch Entlassungen, die Umverteilung von Aufgaben oder die Einführung neuer Führungsstrukturen umfassen. Ziel ist es, die Effizienz der Arbeitsabläufe zu erhöhen und sicherzustellen, dass die richtigen Talente an den richtigen Stellen eingesetzt werden.

Beispiele:

• Entlassungen und Kündigungen zur Kostenreduktion
• Einführung neuer Führungsrollen oder Teams
• Umverteilung von Verantwortlichkeiten

Eine personelle Umstrukturierung kann insbesondere dann auftreten, wenn im Rahmen einer Strukturveränderung festgestellt wird, dass bestimmte Ressourcen oder Skills nicht mehr benötigt werden.

3. Operative Umstrukturierung

Die operative Umstrukturierung zielt auf die Verbesserung der internen Geschäftsprozesse ab. Dabei werden Produktionsabläufe optimiert, Lieferketten neu organisiert oder Kostenmanagementsysteme eingeführt. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, die Produktionskosten zu senken und die Produktqualität zu verbessern.

Beispiele:

• Optimierung von Produktionsprozessen
• Neugestaltung der Lieferkette
• Einführung von Kostenmanagementsystemen

Eine operative Umstrukturierung geht häufig mit einer Anpassung der Struktur (siehe Punkt 1) einher.

4. Finanzielle Umstrukturierung

Bei der finanziellen Umstrukturierung liegt der Fokus auf der Neuausrichtung der Finanzierungsstruktur eines Unternehmens. Dies kann die Umschuldung, den Verkauf von Vermögenswerten oder die Kapitalerhöhung durch Investoren umfassen. Das Ziel ist es, die finanzielle Stabilität des Unternehmens zu sichern und es in die Lage zu versetzen, zukünftiges Wachstum zu finanzieren.

Beispiele:

• Umschuldung oder Refinanzierung von Krediten
• Verkauf von Unternehmensanteilen oder Vermögenswerten
• Aufnahme neuer Investoren oder Kapitalerhöhungen

5. Strategische Umstrukturierung

Die strategische Umstrukturierung umfasst tiefgreifende Veränderungen in der strategischen Ausrichtung eines Unternehmens. Dies kann den Markteintritt in neue Geschäftsfelder, die Neupositionierung von Produkten oder Dienstleistungen oder den Ausstieg aus unprofitablen Märkten beinhalten. Das Ziel ist es, das Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig zu halten und neue Wachstumschancen zu erschließen.

Beispiele:

• Eintritt in neue Märkte oder Geschäftsfelder
• Neupositionierung von Produkten oder Dienstleistungen
• Verkauf oder Schließung von unrentablen Geschäftsbereichen

Die 7 Schritte der strukturellen Umstrukturierung

Nun, da wir die Begriffe der Umstrukturierung abgegrenzt haben, wollen wir uns eingehender mit den 7 Schritten zu einer erfolgreichen strukturellen Umstrukturierung beschäftigen. Dazu starten wir mit der Analyse der IST-Situation.

1. Analyse der aktuellen Situation

Ist-Zustand verstehen

Bevor du eine Restrukturierungplanst, ist es wichtig, den aktuellen Zustand deines Unternehmens genau zu analysieren. Dazu gehören die bestehende Organisationsstruktur, Kommunikationswege, Entscheidungsprozesse und die aktuelle Unternehmensleistung. Ziel dieser Analyse ist es, Stärken und Schwächen der bestehenden Struktur zu identifizieren.

Mitarbeiterfeedback einholen

Um ein vollständiges Bild zu erhalten, solltest du auch die Meinung der Mitarbeiter einholen. Sie sind diejenigen, die täglich mit der aktuellen Struktur arbeiten, und können wertvolle Einblicke geben. Befragungen, Interviews oder Workshops sind effektive Methoden, um Feedback zu sammeln.

2. Zielsetzung und Vision

Klare Ziele definieren

Eine erfolgreiche innerbetriebliche Umstrukturierung beginnt mit klaren Zielen. Was soll durch die Veränderung erreicht werden? Möchtest du die Effizienz steigern, die Kommunikation verbessern oder das Unternehmen flexibler machen? Definiere konkrete, messbare Ziele, die als Orientierungspunkte während des gesamten Veränderungsprozesses dienen.

Vision für die Zukunft entwickeln

Neben den konkreten Zielen ist es wichtig, eine übergeordnete Vision zu entwickeln. Diese Vision beschreibt das Idealbild des Unternehmens nach der Strukturveränderung. Sie sollte inspirierend und motivierend sein und den Mitarbeitern eine klare Richtung vorgeben.

3. Planung der Veränderung

Veränderungsstrategie entwickeln

Nachdem die Ziele und die Vision festgelegt wurden, geht es an die Entwicklung einer Veränderungsstrategie. Diese Strategie sollte detailliert beschreiben, wie die neuen Strukturen eingeführt werden sollen. Dabei ist es wichtig, die Reihenfolge der Maßnahmen festzulegen und potenzielle Risiken zu identifizieren. Außerdem solltest du dich eingehend mit den Methoden des Change Managements beschäftigen.

Ressourcenplanung

Eine Umstrukturierung erfordert Ressourcen – sowohl personelle als auch finanzielle. Plane genau, welche Ressourcen benötigt werden und wie sie eingesetzt werden sollen. Dazu gehört auch die Überlegung, ob externe Berater oder Change-Management-Experten hinzugezogen werden sollen.

4. Kommunikation und Einbindung der Mitarbeiter

Veränderung transparent kommunizieren

Die Kommunikation ist ein entscheidender Faktor für den Erfolg einer Restrukturierung. Informiere die Mitarbeiter frühzeitig und transparent über die geplanten Änderungen. Erkläre die Gründe für die Veränderung, die Ziele und den Zeitplan. Transparente Kommunikation schafft Vertrauen und reduziert Widerstände.

Mitarbeiter einbinden

Eine erfolgreiche Strukturveränderung gelingt nur, wenn die Mitarbeiter eingebunden werden. Biete ihnen die Möglichkeit, sich aktiv am Veränderungsprozess zu beteiligen. Dies kann durch Workshops, Arbeitsgruppen oder regelmäßige Feedback-Runden geschehen. Die Einbindung der Mitarbeiter fördert die Akzeptanz und das Engagement für die neuen Strukturen.

5. Umsetzung der neuen Struktur

Pilotprojekte starten

Bevor die neue Struktur im gesamten Unternehmen umgesetzt wird, kann es sinnvoll sein, Pilotprojekte durchzuführen. Diese ermöglichen es, die geplanten Veränderungen in einem kleineren Rahmen zu testen und gegebenenfalls Anpassungen vorzunehmen.

Schrittweise Umsetzung

Die Einführung der neuen Struktur sollte schrittweise erfolgen, um die Belastung für das Unternehmen zu minimieren. Eine schrittweise Umsetzung ermöglicht es, auf unvorhergesehene Herausforderungen flexibel zu reagieren und notwendige Korrekturen vorzunehmen.

6. Schulung und Unterstützung

Schulungsprogramme anbieten

Neue Strukturen erfordern oft neue Kompetenzen. Biete den Mitarbeitern Schulungsprogramme an, um sie auf ihre neuen Aufgaben und Verantwortungen vorzubereiten. Dies kann sowohl formale Schulungen als auch On-the-Job-Training umfassen.

Kontinuierliche Unterstützung

Auch nach der Umsetzung ist es wichtig, die Mitarbeiter zu unterstützen. Stelle sicher, dass sie Zugang zu den notwendigen Ressourcen und Informationen haben, um in der neuen Struktur erfolgreich zu sein. Regelmäßige Feedbackgespräche und Anpassungen sind Teil dieses kontinuierlichen Unterstützungsprozesses.

7. Monitoring und Nachjustierung

Erfolg messen

Nach der Umsetzung der neuen Struktur ist es entscheidend, den Erfolg zu messen. Dies geschieht durch regelmäßige Überprüfung der definierten Ziele und der Unternehmensleistung. Analysiere, ob die neuen Strukturen die gewünschten Ergebnisse liefern und wo möglicherweise noch Optimierungsbedarf besteht.

Flexibilität bewahren

Eine Umstrukturierung ist ein dynamischer Prozess. Daher ist es wichtig, flexibel zu bleiben und die Strukturen gegebenenfalls anzupassen. Regelmäßige Überprüfungen und Feedbackschleifen helfen, die Struktur kontinuierlich zu verbessern und auf neue Herausforderungen zu reagieren.

Fazit: In 7 Schritten zur erfolgreichen strukturellen Umstrukturierung

Eine strukturelle Umstrukturierung ist ein komplexer Prozess, der sorgfältige Planung und Umsetzung erfordert. Von der Analyse der aktuellen Situation über die Entwicklung einer klaren Vision bis hin zur schrittweisen Umsetzung und Nachjustierung – jeder Schritt ist entscheidend für den Erfolg. Mit einer klaren Strategie, transparenter Kommunikation und der Einbindung der Mitarbeiter kannst du dein Unternehmen erfolgreich auf neue Strukturen umstellen und es für die Zukunft rüsten.

Ich bin sicher, dass du mit diesen 7 Schritten auch zu deiner eigenen erfolgreichen strukturellen Umstrukturierung gelangst. Lass mir doch gerne dein Feedback in den Kommentaren da!