8 Tipps für die erfolgreiche Erstellung eines RPA-Prozesses

Robotic Process Automation (RPA) ist eine Technologie, die es Unternehmen ermöglicht, wiederkehrende und zeitaufwendige Aufgaben zu automatisieren. Dies führt zu einer Steigerung der Effizienz, einer Reduktion von Fehlern und Senkung der Betriebskosten. Um diese Vorteile voll ausschöpfen zu können, ist es wichtig, den richtigen Prozess für die Automatisierung auszuwählen und ihn effektiv zu implementieren. In diesem Blogbeitrag schauen wir auf die acht wichtigsten Tipps, die dir bei deinem RPA-Prozess helfen können. Legen wir direkt mit dem ersten Tipp los aus der Reihe der 8 Tipps für die erfolgreiche Erstellung eines RPA-Prozesses!

1. Identifiziere die richtigen Prozesse – Analyse und Auswahl geeigneter Prozesse

Der erste Schritt bei der Implementierung von RPA besteht darin, die Prozesse zu identifizieren, die sich am besten für die Automatisierung eignen. Suche nach Aufgaben, die repetitiv, regelbasiert und zeitaufwendig sind. Typische Beispiele sind die Datenextraktion, -verarbeitung und -eingabe. Prozesse, die ein hohes Volumen haben und stabile Eingabemuster aufweisen, sind ideal für die Automatisierung durch RPA. Eine gründliche Prozessanalyse hilft dabei, die Aufgaben zu erkennen, die den größten Nutzen bringen, wenn sie automatisiert werden. Schaue dir auch die Fehleranfälligkeit des Prozesses an, um sicherzustellen, dass die ausgewählten Prozesse sich für eine stabile Automatisierung eignen. Letztlich ist für die Auswahl des richtigen Prozesses noch wichtig, dass dieser nicht fehleranfällig ist und sich insbesondere die Oberfläche der Software-Anwendung nicht allzu häufig ändert, da der Roboter ähnlich wie ein Mensch über diese Oberfläche arbeitet.

Übrigens: wusstest du, dass Robotic Process Automation nicht zwingend etwas mit küstlicher Intelligenz zu tun hat? Nein? Dann unbedingt nachlesen!

2. Bewerte die Machbarkeit – Technische und wirtschaftliche Aspekte prüfen

Nicht jeder Prozess eignet sich gleichermaßen für die Automatisierung durch RPA. Es ist wichtig, sowohl die technische Machbarkeit als auch die wirtschaftlichen Vorteile zu bewerten. Berücksichtige die Komplexität des Prozesses, die vorhandenen Systeme und Schnittstellen sowie die potenziellen Einsparungen. Eine gründliche Kosten-Nutzen-Analyse hilft dir, die besten Kandidaten für Einführung des Bots zu identifizieren. Technische Machbarkeit bedeutet, zu prüfen, ob der Prozess mit den vorhandenen Tools und Technologien automatisiert werden kann. Wirtschaftliche Machbarkeit bedeutet hingegen, dass die erwarteten Einsparungen und Vorteile die Investitionskosten übersteigen sollten.

3. Stakeholder einbinden – Zusammenarbeit und Akzeptanz fördern

Auch die Einbindung der relevanten Stakeholder ist entscheidend für den Erfolg eines RPA-Projekts. Beteilige Mitarbeiter, die den Prozess aktuell durchführen, sowie IT- und Führungskräfte. Ihre Einblicke und ihr Feedback sind wertvoll für die Gestaltung und Umsetzung des RPA-Prozesses. Die Akzeptanz und Unterstützung der Stakeholder erhöhen die Wahrscheinlichkeit eines erfolgreichen Projekts erheblich. Durch regelmäßige Meetings und Workshops können alle Beteiligten auf dem Laufenden gehalten und mögliche Bedenken frühzeitig ausgeräumt werden. Bei der Identifizierung der relevanten Stakeholder kann bspw. eine Stakeholder-Analyse unterstützen.

4. Prozesse optimieren – Vor der Automatisierung optimieren

Dieser Tipp ist vermutlich derjenige, der in der Praxis am häufigsten vergessen wird. Dazu gibt es ein ganz passendes Zitat:

Wenn Sie einen Scheißprozess digitalisieren, dann haben Sie einen scheiß digitalen Prozess!

Thorsten Dirks, CEO der Telefónica Deutschland AG

Bevor du also einen Prozess automatisierst, stelle sicher, dass er bereits im aktuellen Zustand optimiert ist. Überprüfe und vereinheitliche die bestehenden Abläufe, um sicherzustellen, dass keine ineffizienten oder überflüssigen Schritte automatisiert werden. Eine gründliche Prozessoptimierung kann die Effektivität der RPA-Lösung erheblich steigern und spätere Anpassungen vermeiden. Dies bedeutet, dass du unnötige Schritte eliminierst, Standardisierungen vornimmst und sicherstellst, dass der Prozess so schlank und effizient wie möglich ist. Durch die Optimierung der Prozesse vor der Automatisierung kann auch der Entwicklungsaufwand reduziert und die Leistung der RPA-Lösung maximiert werden.

Halbzeit bei den 8 Tipps für die erfolgreiche Erstellung eines RPA-Prozesses. Und hier kommt ein extra Tipp: Erstelle im Rahmen einer Prozessanalyse am besten ein Prozessflussdiagramm oder auch ein Swimlane-Diagramm, wenn mehrere unterschiedliche Systeme beteiligt sind!

5. Wähle die richtige RPA-Plattform – Vergleich und Auswahl der besten Plattform

Es gibt viele RPA-Tools auf dem Markt, daher ist die Auswahl der richtigen Plattform entscheidend. Vergleiche die Funktionen, Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit und den Support der verschiedenen Anbieter. Berücksichtige auch, ob die Plattform in deine bestehende IT-Infrastruktur integriert werden kann. Eine gut gewählte RPA-Plattform erleichtert die Implementierung und den Betrieb erheblich und trägt zum langfristigen Erfolg bei. Erstelle eine Liste der Anforderungen, die deine RPA-Lösung erfüllen muss, und prüfe, welche Plattform diese am besten abdeckt. Berücksichtige dabei auch die zukünftigen Wachstumspläne deines Unternehmens und wähle eine Plattform, die mit diesen Plänen Schritt halten kann.

6. Entwickle ein Pilotprojekt – Testlauf und Anpassungen durchführen

Beginne mit einem Pilotprojekt, um die RPA-Lösung in kleinerem Maßstab zu testen. Wähle einen Prozess aus, der eine überschaubare Komplexität hat und signifikante Vorteile verspricht. Nutze den Piloten, um das System zu testen, Fehler zu identifizieren und Anpassungen vorzunehmen. Ein erfolgreicher Pilot schafft Vertrauen und liefert wertvolle Erkenntnisse für die spätere Skalierung des RPA-Projekts. Beobachte die Ergebnisse des Pilotprojekts genau und sammle umfassendes Feedback von den beteiligten Mitarbeitern. Identifiziere mögliche Verbesserungsbereiche und justiere den Bot entsprechend. Dieser schrittweise Ansatz hilft, Risiken zu minimieren und die Erfolgschancen zu maximieren.

7. Schulung und Support – Mitarbeiter vorbereiten und unterstützen

Die Schulung der Mitarbeiter ist ein wesentlicher Bestandteil einer erfolgreichen RPA-Implementierung – so wie in jedem anderen Change Management-Prozess auch! Stelle sicher, dass die Nutzer die neuen Systeme verstehen und wissen, wie sie sie effektiv einsetzen können. Biete Schulungen und kontinuierlichen Support an, um Fragen zu beantworten und Probleme schnell zu lösen. Gut geschulte Mitarbeiter tragen wesentlich zum Erfolg des RPA-Prozesses bei und sorgen für eine reibungslose Integration in den Arbeitsalltag. Biete sowohl initiale Schulungen als auch kontinuierliche Fortbildungen an, um sicherzustellen, dass die Mitarbeiter mit den neuesten Updates und Best Practices vertraut sind.

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8. Überwachen und optimieren – Kontinuierliche Verbesserung sicherstellen

Die Arbeit hört nicht auf, sobald der RPA-Prozess implementiert ist. Überwache kontinuierlich die Leistung und den Erfolg der Automatisierung. Sammle Feedback von den Nutzern und nutze diese Informationen, um den Prozess weiter zu optimieren. Kontinuierliche Verbesserungen und Anpassungen stellen sicher, dass die RPA-Lösung langfristig effektiv bleibt und den maximalen Nutzen für das Unternehmen bietet. Setze auf ein Monitoring-System, das regelmäßig Daten zur Leistung der RPA-Prozesse sammelt und analysiert. Nutze diese Daten, um Optimierungsmaßnahmen zu identifizieren und umzusetzen. Dies hilft dabei, die Effizienz zu steigern und potenzielle Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Fazit zu 8 Tipps für die erfolgreiche Erstellung eines RPA-Prozesses

Nochmal zusammengefasst: Die erfolgreiche Auswahl und Implementierung eines RPA-Prozesses erfordert sorgfältige Planung und durchdachte Schritte. Von der Identifizierung der richtigen Prozesse über die Auswahl der passenden Plattform bis hin zur kontinuierlichen Überwachung: Jeder Schritt ist entscheidend für den Erfolg. Mit diesen acht Tipps zur erfolgreichen Auswahl und Erstellung eines RPA-Prozesses kannst du sicherstellen, dass deine Initiative die gewünschten Ergebnisse liefert und einen echten Mehrwert für dein Unternehmen bietet. Setze auf sorgfältige Analyse, enge Zusammenarbeit und kontinuierliche Optimierung, um das volle Potenzial von Robotic Process Automation auszuschöpfen. Durch eine gut durchdachte Implementierung und eine kontinuierliche Verbesserung kannst du sicherstellen, dass deine RPA-Prozesse effizient, effektiv und zukunftssicher sind.

Hattest du bereits Berührungspunkte mit der Implementierung von RPA-Prozessen in der Vergangenheit? Wie sind deine Erfahrungen und hast du ergänzende Tipps? Dann schreib doch gerne einen Kommentar dazu!