Methode der Stakeholderanalyse – einfach erklärt

Auf der Suche nach Informationen über die Stakeholderanalyse? Hier findest du die Methode der Stakeholderanalyse (auch Stakeholder-Matrix genannt) einfach erklärt. Wir starten mit einer kurzen Definition als Überblick und beschäftigen und dann mit dem Sinn und Zweck der Analyse. Abschließend erkläre ich, wie du diese schrittweise für dein eigenes Projekt erstellen kannst.

Definition: Methode der Stakeholderanalyse – einfach erklärt

Der Begriff Stakeholder kommt aus dem Englischen und bedeutet soviel wie Interessensvertreter oder Mitglied einer Interessensgruppe. Wenn man dies aus der Finanzsicht sieht, kann damit auch ein Anteilseigner gemeint sein. Betrachten wir dies als den klassischen Interessenvertreter eines Unternehmens – schließlich ist es ja sein Kapital, welches eingesetzt wird.

Was versteht man also unter einer Stakeholderanalyse? Man nutzt eine Stakeholderanalyse, um sich mit den Mitgliedern einer Interessensgruppe und deren Einstellung zu einem bestimmten Thema auseinanderzusetzen. In der Praxis wird dies häufig im Projektmanagement angewandt.

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Wer kommt als Stakeholder infrage?

Ein Stakeholder ist also jede Person oder Gruppe, die ein berechtigtes Interesse an den Aktivitäten und Ergebnissen eines Unternehmens hat. Stakeholder können sowohl intern als auch extern sein und ihre Interessen und Einflüsse variieren je nach ihrer Beziehung zum Unternehmen und dessen Umfeld. Die Identifikation und Analyse von Stakeholdern sind entscheidend, um die Bedürfnisse und Erwartungen dieser Interessengruppen zu verstehen und erfolgreich zu managen.

Die Berücksichtigung sowohl interner als auch externer Stakeholder ist für die strategische Planung und das Risikomanagement eines Unternehmens unerlässlich. Ein effektives Stakeholdermanagement kann dazu beitragen, das Vertrauen und die Unterstützung der relevanten Interessengruppen zu gewinnen. Dies fördert wiederum die langfristige Stabilität und den Erfolg des Unternehmens.

Sinn und Zweck einer Stakeholderanalyse

Warum eine Stakeholderanalyse durchgeführt wird, ist eigentlich erstmal trivial. So trivial, dass man leider zu häufig darauf verzichtet und dabei jemanden vergisst. Es geht also darum, möglichst alle Beteiligten zu kennen, um sie bspw. im Rahmen eines Projektes über dessen Verlauf zu informieren.

Eine Stakeholderanalyse kann aber noch mehr: Gerade im Vorfeld von Diskussionen bietet es sich an, sich die Beteiligten etwas näher anzusehen. Dabei geht es darum zu verstehen, welche Interessen ein Stakeholder an einem Thema hat, wie seine Meinung und wie hoch sein Einfluss ist. So kann man sich bereits im Vorfeld bestimmte Argumente zurechtlegen oder Verbündete suchen. Wie so oft ist eine gute Vorbereitung alles!

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Mit dieser Methode schrittweise zur Stakeholderanalyse – einfach erklärt

Um eine umfassende Stakeholderanalyse durchzuführen, kannst du dich an die folgenden vier Schritte halten. Jeder Schritt beinhaltet spezifische Tätigkeiten, die dir dabei helfen werden, ein klares Bild von den Stakeholdern zu erhalten und ihre Interessen gezielt zu managen.

1. Sammle alle Beteiligten, die dir in den Sinn kommen

Der erste Schritt besteht darin, alle möglichen Stakeholder zu identifizieren. Beginne mit einem Brainstorming, um eine umfassende Liste von Personen, Gruppen und Organisationen zu erstellen, die ein Interesse an deinem Projekt haben könnten. Dazu gehören sowohl interne Stakeholder wie Mitarbeiter und Management als auch externe Stakeholder wie Kunden, Lieferanten und Investoren. Nutze verschiedene Quellen zur Identifikation:

• Interne Dokumente und Berichte: Prüfe frühere Projektpläne und interne Kommunikationsdokumente, um bekannte Stakeholder zu identifizieren.
• Interviews und Meetings: Sprich mit deinem Team und anderen Abteilungen, um zusätzliche Stakeholder zu erkennen, die möglicherweise nicht sofort auf deiner Liste standen.
• Externe Recherchen: Nutze Branchenberichte und Marktanalysen, um mögliche externe Interessengruppen zu identifizieren.

2. Mach dir ein Bild von ihren Interessen

Nachdem du alle relevanten Stakeholder gesammelt hast, ist es wichtig, ihre Interessen und Erwartungen zu verstehen. Dies kannst du durch verschiedene Methoden erreichen:

• Direkte Gespräche: Führe persönliche Gespräche oder Interviews mit den Stakeholdern, um ihre spezifischen Interessen, Erwartungen und Bedenken herauszufinden.
• Fragebögen und Umfragen: Nutze strukturierte Fragebögen oder Online-Umfragen, um von den Stakeholdern Informationen zu sammeln.
• Analyse von Kommunikationskanälen: Prüfe bestehende Kommunikationskanäle wie E-Mails und Meetings, um mehr über die Interessen der Stakeholder zu erfahren.

3. Dokumentiere das Interesse, die Einstellung und den Einfluss der Beteiligten

Im dritten Schritt dokumentierst du die gesammelten Informationen systematisch. Erstelle ein Stakeholder-Register oder eine Tabelle, in der du die folgenden Aspekte für jeden Stakeholder festhältst:

• Interesse: Welche spezifischen Interessen hat der Stakeholder am Projekt? Beispielsweise könnten Kunden an Produktqualität interessiert sein, während Investoren an finanziellen Ergebnissen interessiert sind.
• Einstellung: Wie steht der Stakeholder zum Projekt? Ist die Haltung positiv, neutral oder negativ? Dies kann durch direkte Rückmeldungen oder Beobachtungen während der Kommunikation ermittelt werden.
• Einfluss: Wie groß ist der Einfluss des Stakeholders auf das Projekt? Dies umfasst sowohl den potenziellen Einfluss auf den Projekterfolg als auch auf Entscheidungen und Ressourcen.

Nutze hierfür Tools wie Tabellenkalkulationen oder spezialisierte Software zur Stakeholderverwaltung, um diese Informationen klar und übersichtlich zu dokumentieren. Verwende dazu bspw. unsere bereits verlinkte Vorlage!

4. Leite aus der Einwertung deine Vorgehensweise ab

Basierend auf der Dokumentation und Einwertung leitest du deine Strategie für das Stakeholdermanagement ab. Überlege dir, wie du mit jedem Stakeholder kommunizieren und interagieren möchtest:

• Kommunikationsstrategie: Entwickle maßgeschneiderte Kommunikationsstrategien für jeden Stakeholder, je nach deren Interesse und Einstellung. Für engagierte Stakeholder könnte dies regelmäßige Updates und Meetings umfassen, während weniger engagierte Stakeholder möglicherweise nur gelegentliche Informationen benötigen.
• Engagement-Strategie: Bestimme, wie du die verschiedenen Stakeholder aktiv in den Projektverlauf einbinden kannst. Dies kann durch gezielte Meetings, Workshops oder Feedback-Runden erfolgen.
• Risikomanagement: Entwickle Pläne, um mögliche Risiken im Zusammenhang mit den Stakeholdern zu minimieren. Wenn beispielsweise ein Stakeholder negative Auswirkungen auf das Projekt haben könnte, plane, wie du deren Bedenken adressieren und ihre Unterstützung gewinnen kannst.

Bonus-Schritt: Berücksichtige Änderungen

Es ist wichtig, dass deine Stakeholderanalyse ein dynamischer Prozess ist. Die Interessen, Einstellungen und Einflüsse der Stakeholder können sich im Verlauf des Projekts ändern. Daher ist es Teil der Methode, die Stakeholderanalyse regelmäßig zu überprüfen und anzupassen:

• Aktualisierungen: Halte die Dokumentation und die Kommunikationsstrategien aktuell, indem du regelmäßig Feedback von Stakeholdern einholst und neue Informationen integrierst.
• Flexibilität: Sei bereit, deine Strategien und Pläne anzupassen, um auf neue Entwicklungen oder Veränderungen in der Stakeholder-Landschaft zu reagieren.

Durch diese systematische Vorgehensweise stellst du sicher, dass du alle relevanten Stakeholder angemessen berücksichtigst und effektiv mit ihnen kommunizierst, was zu einem erfolgreichen Projektverlauf beiträgt.

Weitere Methoden-Tipps für eine erfolgreiche Stakeholderanalyse

1. Verwende eine Stakeholder-Matrix

Eine Stakeholder-Matrix kann dir helfen, die Stakeholder nach ihrem Einfluss und Interesse zu kategorisieren. Eine einfache Matrix besteht dabei aus vier Quadranten:

• Hoher Einfluss, hohes Interesse: Diese Stakeholder sollten eng eingebunden werden.
• Hoher Einfluss, geringes Interesse: Halte sie zufrieden, aber überlade sie nicht mit Informationen.
• Geringer Einfluss, hohes Interesse: Informiere sie ausreichend, damit sie sich beteiligt fühlen.
• Geringer Einfluss, geringes Interesse: Überwache sie und informiere sie nur bei Bedarf.

2. Entwickle Kommunikationsstrategien

Jeder Stakeholder oder jede Gruppe von Stakeholdern kann eine eigene Kommunikationsstrategie erfordern. Bestimme, wie oft und in welcher Form jeder Stakeholder informiert werden sollte, um sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen effektiv weitergegeben werden.

3. Berücksichtige kulturelle und regionale Unterschiede

Besonders in internationalen Projekten ist es wichtig, kulturelle und regionale Unterschiede zu berücksichtigen. Diese können sich auch auf die Kommunikationsweise, die Erwartungen und die Wahrnehmungen der Stakeholder auswirken.

4. Setze auf regelmäßige Überprüfungen

Stakeholderanalysen sollten außerdem regelmäßig überprüft und aktualisiert werden. Dies stellt sicher, dass du immer ein aktuelles Bild der Interessen und Einflüsse hast und auf Änderungen schnell reagieren kannst.

Begriffsdefinitionen im Stakeholder-Management

Im Stakeholder-Management werden verschiedene Begriffe verwendet, die jeweils spezifische Aspekte der Analyse und Visualisierung von Interessengruppen betreffen.

Begriff Stakeholderanalyse

Die Stakeholderanalyse ist die Methode bzw. der umfassende Prozess, durch den die relevanten Stakeholder eines Projekts identifiziert, ihre Interessen und Einflüsse bewertet und entsprechende Strategien zur Kommunikation und zum Management entwickelt werden. Diese Analyse dient dazu, ein tiefes Verständnis für die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder zu erlangen und sicherzustellen, dass ihre Anliegen während des Projekts angemessen berücksichtigt werden.

Begriff Stakeholder-Mapping

Das Stakeholder-Mapping ist der Schritt innerhalb der Stakeholderanalyse, bei dem die gesammelten Informationen systematisch visualisiert werden. Dieser Prozess umfasst die Erstellung von Diagrammen oder Karten, die die Beziehungen und die Position der Stakeholder in Bezug auf das Projekt darstellen. Ziel des Stakeholder-Mappings ist es, eine klare Übersicht über die verschiedenen Stakeholder und ihre Einflussfaktoren zu erhalten.

Begriff Stakeholder-Map

Die Stakeholder-Map ist das Ergebnis des Stakeholder-Mappings – eine visuelle Darstellung, die zeigt, wie Stakeholder in Bezug auf ihre Macht und ihr Interesse am Projekt positioniert sind. Eine Stakeholder-Map hilft dabei, die Beziehung und Interaktionen zwischen den Stakeholdern sowie deren relative Bedeutung für das Projekt zu verstehen. Diese Karte kann in Form von Diagrammen, Netzwerken oder auch in grafischen Darstellungen wie einem Einfluss-Matrix-Plot vorliegen.

Begriff Stakeholder-Matrix

Die Stakeholder-Matrix ist ein spezifisches Werkzeug zur Klassifizierung und Priorisierung von Stakeholdern anhand ihrer Einflussnahme und ihres Interesses und damit eine Form der Stakeholder-Map. Typischerweise wird eine Stakeholder-Matrix als Tabelle oder Diagramm dargestellt, das die Stakeholder in vier Quadranten einteilt: hohe Macht-hohes Interesse, hohe Macht-geringes Interesse, geringe Macht-hohes Interesse und geringe Macht-geringes Interesse. Diese Matrix ermöglicht es, gezielt Maßnahmen zu entwickeln, um die Bedürfnisse und Erwartungen der Stakeholder je nach ihrer Position in der Matrix zu adressieren.

Ziel der Stakeholderanalyse im Projektmanagement

Schauen wir abschließend noch auf das Ziel der Stakeholderanalyse im Projektmanagement.

1. Identifikation von relevanten Interessensgruppen

Das Hauptziel der Methode im Projektmanagement ist es, die relevanten Interessengruppen eines Projekts zu identifizieren und zu verstehen. Diese Interessengruppen, auch Stakeholder genannt, können sowohl intern als auch extern sein. Durch die Analyse ihrer Interessen und Einflüsse wird sichergestellt, dass ihre Bedürfnisse und Erwartungen berücksichtigt werden.

2. Priorisierung von Stakeholdern

Ein wesentlicher Aspekt der Stakeholderanalyse ist die Priorisierung der Stakeholder. Dabei werden sie nach ihrem Einfluss und Interesse am Projekt klassifiziert. Dies hilft dabei, die Kommunikation und Interaktionen gezielt zu steuern. Stakeholder mit hohem Einfluss und Interesse benötigen mehr Aufmerksamkeit und sollten eng in das Projekt eingebunden werden.

3. Unterstützung der Risikobewertung

Die Stakeholderanalyse unterstützt zudem die Risikobewertung. Indem man die potenziellen Einflüsse der Stakeholder auf das Projekt versteht, können Risiken frühzeitig erkannt und gemanagt werden. Dies führt zu einer erhöhten Projektsicherheit und reduziert das Risiko von unerwarteten Hindernissen.

4. Verbesserung der Kommunikation

Ein weiteres Ziel der Methode der Stakeholderanalyse ist die Verbesserung der Kommunikation. Durch das Verständnis der Stakeholder und ihrer Erwartungen kann ein effektiver Kommunikationsplan entwickelt werden. Dieser Plan stellt sicher, dass alle relevanten Informationen zeitgerecht und auf die richtige Weise übermittelt werden.

Zusammengefasst dient die Stakeholderanalyse im Projektmanagement dazu, die Bedürfnisse und Erwartungen aller Beteiligten zu erkennen und zu managen. Dies fördert die Akzeptanz und Unterstützung des Projekts und trägt wesentlich zum Projekterfolg bei.

Fazit zu Methode der Stakeholderanalyse – einfach erklärt

Da du nun die Grundzüge der Stakeholderanalyse kennst, wünsche ich viel Erfolg bei der Anwendung in der Praxis! Lass mir gerne einen Kommentar dar oder schreib mir über das Kontaktformular, wenn du mehr zu dem Thema wissen möchtest!