Definition nach DIN 69901: Projektmanagement einfach erklärt

Was ist eigentlich die Definition von Projektmanagement? Und was macht eigentlich ein Projektmanager? Wenn du nach einer einfachen Antwort suchst, bist du hier genau richtig. In einem anderen Artikel habe ich bereits erklärt, was die Definition eines Projektes ist. Nun widmen wir uns der Definition von Projektmanagement und gehen dabei auf die DIN 69901 ein.

Was ist Projektmanagement nach DIN 69901?

Natürlich gibt es zahlreiche Definitionen von Projektmanagement. Zuerst schauen wir uns die Definition des Deutschen Instituts für Normung an:

„Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.“

DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e. V.

Was das nun genau bedeutet, erkläre ich im nächsten Abschnitt.

Aufgaben des Projektmanagements einfach erklärt

Die Aufgaben des Projektmanagements werden in der Regel von einem Projektleiter übernommen. Ziel des Projektmanagements ist es, das Projektziel zu erreichen. Dabei sollen alle Restriktionen, d.h. Beschränkungen eingehalten werden. Beschränkungen sind zumeist die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Zeit, Personal und Budget,

Die konkreten Aufgaben unterscheiden sich je nach Phase des Projektes. Im Groben kann man es in die folgenden vier Aufgabenbereiche gliedern:

• Planung
• Steuerung
• Organisation
• Kontrolle

Im Folgenden gehe ich auf die einzelnen Aufgaben näher ein.

Planung im Projektmanagement

Mit der Planung ist die Planung zu Beginn des Projektes gemeint. Sie beginnt in der Regel mit einer Analyse der Situation und einer Beschreibung der Problemstellung. Dabei sollte der Status quo klar und eindeutig beschrieben werden.

Anschließend muss der gewünschte Zielstatus bestimmt werden. Dies dient der Ableitung weiterer Aufgaben und Unteraufgaben. Das Ziel muss dabei eindeutig, erreichbar und positiv formuliert werden. Es sollte außerdem testbar und lösungsneutral sein.

Auf Basis der Aufgabenplanung müssen schließlich zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen geplant werden. Anschließend müssen die Ergebnisse zusammengestellt werden. Letzteres bedeutet nicht, dass sich die Planung nicht mehr angepasst wird: im weiteren Verlauf des Projektes werden in der Regel weitere Informationen aufgedeckt oder Erfahrungen gemacht, die einer Anpassung bedürfen können.

Steuerung & Organisation

Unter die anderen Stichpunkte fällt die Steuerung und die Organisation während der Projektarbeit. Diese beginnt mit der Etablierung einer entsprechenden Projektorganisation. Dies betrifft sowohl die Zusammenstellung des Projektteams, als auch die Definition von Kommunikationswegen und dem Rhythmus von gemeinsamen Statusberichten. Der Projektleiter führt dabei durch Termine und vermittelt bei Problemstellungen.

Kontrolle als Aufgabe im Projektmanagement

Zudem zählt auch die Kontrolle des Projektfortschrittes zu den Aufgaben des Projektmanagements. Dies zielt auf die Einhaltung des Plans ab, was sich sowohl auf die Erfüllung von Aufgaben bezieht, ebenso wie auf das Einhalten von zeitlichen und finanziellen Budgets. Letztlich gehören auch die Qualitätssicherung der Ergebnisse und die Dokumentation der Projektergebnisse zum Abschluss des Projektes dazu.

Was gehört nach Definition nicht zum Projektmanagement?

Erst einmal muss die Tätigkeit etwas mit einem Projekt zu tun haben. Im Projekt selbst wird dann zwischen Projektmanagement und Projektarbeit unterschieden. Die Projektarbeit kann bspw. Folgendes sein:

• Die Programmierung von Funktionen in einem Online-Shop
• Die Ausarbeitung von Schulungsmaterialien für eine neue Dienstleistung
• Die Entwicklung eines Designs für eine neue Website
• Präsentation eines neuen Produktes auf einer Fachmesse

In der Regel kann die Projektarbeit als die eigentliche Kernarbeit innerhalb des Projektes bezeichnet werden. Das Projektmanagement hingegen organisiert die Rahmenbedingungen. Dadurch wird es erst möglich, dass eben jene Arbeit innerhalb der Restriktionen durchgeführt werden kann.

Beispielhafte Aufgaben des Projektmanagements

Die Beispiele beschreiben zugleich auch die Tätigkeiten eines Projektmanagers:

• Erstellen einer Meilensteinplanung (siehe dazu Gantt-Diagramm)
• Ressourcen- und Budgetplanung
• Zusammenstellen des Projektteams
• Durchführen eines Kick-Off-Meetings
• Überwachen des Projektfortschritts
• Teamführung
• Erstellen eines Abschlussberichts

Insbesondere die Überwachung des Projektfortschritts kann auch mit einigen Herausforderungen einhergehen, wenn notwendige Ressourcen nicht zur Verfügung gestellt werden. Diese Tätigkeit ist also keinesfalls zu unterschätzen!

Fazit zu Definition von Projektmanagement nach DIN 69901

Fassen wir die Kernpunkte noch einmal zusammen: Das Projektmanagement dient dazu, das Projekt zu planen. Außerdem stellt es Methoden zur Überwachung des Fortschritts zur Verfügung. Abschließend ist es auch Aufgabe, Rahmenbedingungen des Projektes zu organisieren. In der Praxis unterstützen dabei zahlreiche Methoden, auf die ich in einem weiteren Blogeintrag dieser Serie eingehen werde.

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