Definition nach DIN 69901: Projektmanagement einfach erklärt

Was ist eigentlich die Definition von Projektmanagement? Und was macht eigentlich ein Projektmanager? Wenn du nach einer einfachen Antwort suchst, bist du hier genau richtig. In einem anderen Artikel habe ich bereits einfach erklärt, was die Definition eines Projektes ist. Nun widmen wir uns der Definition von Projektmanagement und gehen dabei auf die DIN 69901 ein.

Was ist Projektmanagement laut Definition nach DIN 69901?

Natürlich gibt es zahlreiche Definitionen von Projektmanagement. Zuerst schauen wir uns die Definition des Deutschen Instituts für Normung an:

„Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.“

DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e. V.

Was das nun genau bedeutet, erkläre ich im nächsten Abschnitt.

Aufgaben des Projektmanagement nach DIN 69901 einfach erklärt

Die Aufgaben des Projektmanagements werden in der Regel von einem Projektleiter übernommen. Ziel des Projektmanagements ist es, das Projektziel zu erreichen. Dabei sollen alle Restriktionen, d.h. Beschränkungen eingehalten werden. Beschränkungen sind zumeist die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Zeit, Personal und Budget – auch bekannt als das magische Dreieck, welches auch im Produktmanagement zu finden ist.

Die konkreten Aufgaben unterscheiden sich je nach Phase des Projektes. Im Groben kann man es in die folgenden vier Aufgabenbereiche gliedern:

• Planung
• Steuerung
• Organisation
• Kontrolle

Im Folgenden gehe ich auf die einzelnen Aufgaben näher ein.

Planung im Projektmanagement

Mit der Planung ist die Planung zu Beginn des Projektes gemeint. Sie beginnt in der Regel mit einer Analyse der Situation und einer Beschreibung der Problemstellung. Dabei sollte der Status quo klar und eindeutig beschrieben werden. Dazu gehört auch eine Betrachtung dessen, welche Personen oder Bereiche von dem Projekt beeinflusst werden. Eine hilfreiche Methode dazu ist die Stakeholderanalyse.

Anschließend muss der gewünschte Zielstatus bestimmt werden. Dies dient der Ableitung weiterer Aufgaben und Unteraufgaben. Das Ziel muss dabei eindeutig, erreichbar und positiv formuliert werden. Es sollte außerdem testbar und lösungsneutral sein.

Auf Basis der Aufgabenplanung müssen schließlich zeitliche, personelle und finanzielle Ressourcen geplant werden. Anschließend müssen die Ergebnisse zusammengestellt werden. Letzteres bedeutet nicht, dass sich die Planung nicht mehr angepasst wird: im weiteren Verlauf des Projektes werden in der Regel weitere Informationen aufgedeckt oder Erfahrungen gemacht, die einer Anpassung bedürfen können.

Steuerung & Organisation

Unter die anderen Stichpunkte fällt die Steuerung und die Organisation während der Projektarbeit. Diese beginnt mit der Etablierung einer entsprechenden Projektorganisation. Dies betrifft sowohl die Zusammenstellung des Projektteams, als auch die Definition von Kommunikationswegen und dem Rhythmus von gemeinsamen Statusberichten. Der Projektleiter führt dabei durch Termine und vermittelt bei Problemstellungen.

Zusätzlich zur Etablierung der Projektorganisation umfassen die Aufgaben des Projektmanagements im Rahmen der Steuerung und Organisation die laufende Überwachung und Anpassung der Projektpläne. Dies beinhaltet die regelmäßige Überprüfung des Projektfortschritts, das Identifizieren von Abweichungen und das Ergreifen von Korrekturmaßnahmen, um die Projektziele termingerecht und im Rahmen des Budgets zu erreichen. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung zu implementieren. Zudem sorgt er dafür, dass alle Projektbeteiligten stets über aktuelle Entwicklungen informiert sind und koordiniert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern, um eine reibungslose und effiziente Projektabwicklung sicherzustellen.

Kontrolle als Aufgabe im Projektmanagement

Zudem zählt auch die Kontrolle des Projektfortschrittes zu den Aufgaben des Projektmanagements. Dies zielt auf die Einhaltung des Plans ab, was sich sowohl auf die Erfüllung von Aufgaben bezieht, ebenso wie auf das Einhalten von zeitlichen und finanziellen Budgets. Letztlich gehören auch die Qualitätssicherung der Ergebnisse und die Dokumentation der Projektergebnisse zum Abschluss des Projektes dazu.

Ergänzend zur Kontrolle des Projektfortschritts ist es wichtig, regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche durchzuführen, um frühzeitig Abweichungen vom geplanten Projektverlauf zu identifizieren. Hierbei spielt das Berichtswesen eine zentrale Rolle, da es Transparenz schafft und eine fundierte Entscheidungsgrundlage bietet. Der Projektleiter muss in der Lage sein, durch gezielte Maßnahmensteuerung auf Veränderungen flexibel zu reagieren und Anpassungen im Projektplan vorzunehmen. Dazu gehört auch die Kontrolle von Meilensteinen und das Einleiten von Eskalationsverfahren, wenn kritische Ziele gefährdet sind.

Ein weiteres wesentliches Element der Kontrollaufgaben ist die kontinuierliche Überprüfung der Risikobewertungen und die Anpassung der Risikomanagementstrategien, um potenzielle Probleme rechtzeitig zu erkennen und zu mitigieren. Durch diese umfassenden Kontrollmechanismen wird sichergestellt, dass das Projekt auf Kurs bleibt und die angestrebten Ergebnisse in der gewünschten Qualität erreicht werden.

Was gehört nach Definition nicht zum Projektmanagement?

Erst einmal muss die Tätigkeit etwas mit einem Projekt zu tun haben. Im Projekt selbst wird dann zwischen Projektmanagement und Projektarbeit unterschieden. Die Projektarbeit kann bspw. Folgendes sein:

• Die Programmierung von Funktionen in einem Online-Shop
• Die Ausarbeitung von Schulungsmaterialien für eine neue Dienstleistung
• Die Entwicklung eines Designs für eine neue Website
• Präsentation eines neuen Produktes auf einer Fachmesse

In der Regel kann die Projektarbeit als die eigentliche Kernarbeit innerhalb des Projektes bezeichnet werden. Das Projektmanagement hingegen organisiert die Rahmenbedingungen. Dadurch wird es erst möglich, dass eben jene Arbeit innerhalb der Restriktionen durchgeführt werden kann. Nach der Definition der DIN 69901 ist die Projektarbeit als solches also kein Bestandteil des Projektmanagement.

Beispielhafte Aufgaben des Projektmanagement

Die Beispiele beschreiben zugleich auch die Tätigkeiten eines Projektmanagers:

• Erstellen einer Meilensteinplanung (siehe dazu Gantt-Diagramm)
• Ressourcen- und Budgetplanung
• Zusammenstellen des Projektteams
• Durchführen eines Kick-Off-Meetings
• Überwachen des Projektfortschritts und der Risiken
• Teamführung & Begleitung des Veränderungsprozesses
• Erstellen eines Abschlussberichts

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Insbesondere die Überwachung des Projektfortschritts kann auch mit einigen Herausforderungen einhergehen, wenn notwendige Ressourcen nicht zur Verfügung gestellt werden. Diese Tätigkeit ist also keinesfalls zu unterschätzen!

Die unterschiedlichen Formen der Projektorganisation

Es gibt verschiedene Arten von Projektorganisationen, die sich je nach Unternehmensstruktur und Projektanforderungen unterscheiden. Die drei Haupttypen sind die reine Projektorganisation, die Matrixorganisation und die Stabs-Projektorganisation.

Die reine Projektorganisation

In der reinen Projektorganisation bildet man ein eigenständiges Projektteam, das ausschließlich für das Projekt arbeitet. Der Projektleiter hat hier volle Weisungsbefugnis und trägt die komplette Verantwortung für das Projekt. Diese Organisationsform eignet sich besonders für große und komplexe Projekte, da sie eine klare Fokussierung und schnelle Entscheidungsfindung ermöglicht.

Die Matrixorganisation

Die Matrixorganisation kombiniert die Linien- und Projektorganisation. Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig in ihrer Abteilung und im Projektteam. Der Projektleiter teilt sich die Verantwortung mit den Abteilungsleitern, was eine intensive Abstimmung erfordert. Diese Struktur bietet den Vorteil, dass Spezialisten aus verschiedenen Abteilungen flexibel eingesetzt werden können und die Ressourcen effizient genutzt werden.

Die Stabs-Projektorganisation

In der Stabs-Projektorganisation bleibt die Linienorganisation bestehen, und das Projektteam fungiert als beratendes Gremium ohne direkte Weisungsbefugnis. Der Projektleiter koordiniert und plant die Projektaktivitäten, während die Umsetzung durch die Linienabteilungen erfolgt. Diese Form eignet sich für kleinere Projekte oder solche, die stark in den laufenden Betrieb integriert sind.

Jede dieser Organisationsformen hat ihre Vor- und Nachteile und sollte entsprechend den spezifischen Anforderungen des Projekts und der Unternehmensstruktur gewählt werden.

Durchführung von Projekten

Es gibt verschiedene Herangehensweisen für die Durchführung von Projekten, die je nach Art, Umfang und Komplexität des Projekts sowie den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gewählt werden. Zwei der bekanntesten Methoden sind die Wasserfall-Strategie und das agile Projektmanagement.

Wasserfall-Strategie

Die Wasserfall-Strategie ist ein traditionelles, lineares Projektmanagementmodell, bei dem das Projekt in sequenzielle Phasen unterteilt wird. Jede Phase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnt. Typischerweise umfasst dies die Phasen Anforderungsanalyse, Design, Implementierung, Testen, Integration und Wartung. Diese Methode bietet eine klare Struktur und einfache Planbarkeit, ist jedoch weniger flexibel, da Änderungen am Projektumfang oder an den Anforderungen in späteren Phasen schwer umzusetzen sind. Sie eignet sich besonders für Projekte mit klar definierten Zielen und stabilen Anforderungen, wie beispielsweise in der Bau- oder Fertigungsindustrie.

Agiles Projektmanagement

Im Gegensatz dazu steht das agile Projektmanagement, das iterative und inkrementelle Entwicklungsprozesse betont. Agile Methoden, wie Scrum oder Kanban, setzen auf regelmäßige Feedback-Schleifen, flexible Planung und enge Zusammenarbeit im Team. Projekte werden in kurze, überschaubare Zeitabschnitte, sogenannte Sprints, unterteilt, in denen jeweils funktionsfähige Produktinkremente erstellt werden. Diese Herangehensweise ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen und neue Erkenntnisse zu reagieren, und ist besonders geeignet für Projekte in dynamischen und unsicheren Umgebungen, wie in der Softwareentwicklung.

Hybride Ansätze im Projektmanagement

Neben der Wasserfall-Strategie und dem agilen Vorgehen gibt es auch hybride Ansätze, die Elemente beider Methoden kombinieren. Diese hybriden Modelle versuchen, die Vorteile beider Herangehensweisen zu nutzen, indem sie beispielsweise die strukturierten Phasen des Wasserfall-Modells mit der Flexibilität und iterativen Natur des agilen Ansatzes verbinden. Die Wahl der richtigen Herangehensweise hängt von den spezifischen Anforderungen des Projekts, der Unternehmenskultur und den vorhandenen Ressourcen ab.

Fazit zu Definition von Projektmanagement nach DIN 69901

Fassen wir die Kernpunkte noch einmal zusammen: einfach erklärt durch die Definition der DIN 69901 dient Projektmanagement dazu, das Projekt zu planen. Außerdem stellt es Methoden zur Überwachung des Fortschritts zur Verfügung. Abschließend ist es auch Aufgabe, Rahmenbedingungen des Projektes zu organisieren. In der Praxis unterstützen dabei zahlreiche Methoden, auf die ich in einem weiteren Blogeintrag dieser Serie eingehen werde.

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