Definition: Was ist ein Projekt – einfach erklärt nach DIN 69901

Was ist denn eigentlich ein Projekt und gibt es eine klare Definition dazu? Diese Frage hat dich auf genau diese Seite geführt. Ich kann beruhigen: Die eine Definition gibt es nicht. Aber alle haben sie Gemeinsamkeiten. Welche das sind und wie man Projekte nach DIN 69901 definiert und welche Beispiele es gibt, zeige ich dir in diesem Blog-Eintrag!

Was ist die Definition von Projekt?

Man findet tausende Definitionen, die erklären wollen, was ein Projekt genau ist. Mir persönlich gefällt die Definition des Deutschen Institut für Normung am besten:

„Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B. Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle und andere Begrenzungen, Abgrenzung gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.“

DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e. V.

Das Zitat stellt die jeweiligen Kriterien sehr gut hervor. Was du unter den einzelnen Aufzählungen verstehen kannst, erläutere ich im Folgenden.

Kriterien eines Projekts einfach erklärt

Folgende Kriterien lassen sich aus der Definition nach DIN 69901 ableiten:

1. Konkretes Ziel: Es gibt ein vorher definiertes und messbares Ziel, welches das Projekt erfüllen soll.
2. Zeitlimit: Auch der Beginn und das Ende eines Projektes werden im Vorfeld festgelegt.
3. Festes Budget: Entstehende Kosten werden im Vorhinein bestimmt, um daraus einen finanziellen Rahmen abzuleiten.
4. Festes, interdisziplinäres Team: Das Team besteht aus einem festen Kern an internen und ggf. externen Mitarbeitern. Die internen Mitarbeiter können ansonsten einen festen Platz in der Struktur haben. Die Teammitglieder bringen unterschiedliche Fähigkeiten, Kenntnisse und Persönlichkeiten mit. Sie ergänzen sich und sind dadurch größtenteils unabhängig von der eigentlichen Organisation.
5. Einzigartigkeit der Aufgabe: Die durchzuführende Arbeit ist eine einmalige Tätigkeit und wird nicht mehrfach oder wiederkehrend durchgeführt. Sie grenzt sich außerdem klar zu anderen Arbeiten innerhalb der Organisation ab.
6. Spezielle Organisationsstruktur: Für das Projekt wird eine separate Struktur geschaffen, die unabhängig von der normalen Organisationsstruktur ist.

Soweit die Theorie. In der Praxis gestaltet sich insbesondere die Festlegung von Zeit und Budget als schwierig, weil gerade in innovativen Projekten im Vorfeld noch sehr viele Unklarheiten bestehend. Auch das Ziel kann oft noch nicht konkret in Zahlen ausgedrückt werden. Praxisnah könnte man die Definition auch darauf reduzieren, dass eine einmalige, neue und in der Regel innovative Tätigkeit durchzuführen ist. Daraus resultiert, dass ein bereichsübergreifendes Team zusammengestellt wird, welches Lösungen entwickelt.

Ein Projekt zeichnet sich auch dadurch aus, dass es stets mehrere Phasen durchläuft. Zudem sollten einzelne Aufgaben und deren zeitliche Planung immer mit einem Gantt-Diagramm geplant werden. Dazu habe ich eine passende Excel-Vorlage für dein eigenes Gantt-Diagramm erstellt und eine Beschreibung ergänzt, mit der du dein eigenes Gantt-Diagramm in Excel erstellen kannst!

Was ist nach Definition kein Projekt?

Die Frage lässt sich einfach beantworten: Was nicht den obigen Merkmalen entspricht, ist demnach kein Projekt. In der Praxis gibt es – wie beschrieben – ein wenig Spielraum bei den Begrenzungen von Zeit und Finanzen, sowie der Zielvorgabe.

Manchmal neigt man dazu Dinge, als Projekte zu bezeichnen, die nichts mit dem Tagesgeschäft zu tun haben und unregelmäßig auftreten. Allerdings sind alle Tätigkeiten kein Projekt, die wiederkehrend durchgeführt werden und als Standardtätigkeiten bezeichnet werden können. Auch wenn Tätigkeiten nur einmal im Jahr durchgeführt werden, gelten diese nicht als Projekt.

Checkliste: Ist es ein Projekt?

Um die Frage ganz einfach beantworten zu können, kannst du dir die folgenden Fragen aus dieser Checkliste stellen:

1. Hat das Vorhaben ein konkretisiertes Ziel?
2. Gibt es ein geplantes Anfangs- und Enddatum?
3. Wurde vorab ein festes Budget festgelegt?
4. Wurden dem Vorhaben konkrete personelle Ressourcen zugeordnet?
5. Handelt es sich um ein einmaliges und in sich abgeschlossenes Vorhaben?
6. Ist für das Vorhaben eine besondere Organisationsstruktur geschaffen worden?

Je mehr dieser Fragen du mit „ja“ beantworten kannst, desto eher handelt es sich um ein Projekt.

Arten von Projekten

Des Weiteren können Projekte in unterschiedliche Projektarten eingeordnet werden. Wie zum Beispiel:

• Routineprojekte
• Großprojekte
• Pilot- und Forschungsprojekte
• Pionierprojekte

Bei Routineprojekten handelt es sich eher um Projekte, die zum Tagesgeschäft des Unternehmens gehören. Sie sind in der Regel einfach und unkompliziert umzusetzen und bauen gut auf dem bisher gebauten Wissen innerhalb des Unternehmens auf.

Dahingegen bestehen Großprojekte häufig aus mehreren einzelnen Teilprojekten, die parallel zueinander durchgeführt werden und Abhängigkeiten untereinander aufweisen. Die Komplexität führt oft dazu, dass diese Art von Projekten mehrere Jahre in Anspruch nehmen.

Pilot- und Forschungsprojekte haben neuartige Themen- und Fragestellungen zum Anlass. Hintergrund ist oft das Testen von Hypothesen mit möglichst geringem Ressourcenaufwand. So wird das Risiko klein gehalten, bevor sich ggf. größere Folgeprojekte ergeben können.

Ein solches Folgeprojekt können bspw. Pionierprojekte sein. Hierbei wird ein Thema mit hohem Neuheitsgrad angegangen, welches sich in einem Pilot- oder Forschungsprojekt als lohnenswert herausgestellt hat. Pionierprojekte erfordern in der Regel deutlich mehr Ressourcen und sind mit hohem Risiko behaftet.

Schauen wir uns nun ein paar Beispiele aus der Praxis an, in denen Projektmanagement notwendig ist.

Projektbeispiele aus der Praxis

Beispiele für Projekte in der Praxis können sein:

• Auslagerung von Tätigkeiten an einen Dienstleister
  • bspw. Auslagerung von Lohnbuchhaltung oder von Call Center-Tätigkeiten
• Implementierung neuer Software
  • wie bspw. ein ERP oder ein CRM-System
• Durchführung von Transformationsprozessen in der Organisation
  • bspw. Strukturänderungen in der Organisation, Unternehmensfusionen oder -zukäufen
• Umsetzung neuer Richtlinien
  • wie bspw. IFRS oder DSGVO
• Entwicklung von neuen Produkten
• Neu-Entwicklung einer Software
• Gründung einer neuen Filiale oder Gesellschaft im Ausland
• Implementierung von künstlicher Intelligenz im Unternehmen
• Hinzunahme eines großen Neukunden
• Bau einer Immobilie
• Auflösen eines Geschäftsbereichs
• Erstellung einer neuen Internetpräsenz
• Einmalige Durchführung eines speziellen Schulungsprogramms

Fazit

Nochmal in Kürze: Hauptkriterien für die Definition von Projekten sind die Einzigartigkeit der Aufgabe und ein spezielles Team mit eigener Struktur. Wobei die Theorie auch Wert auf klare Zielsetzung, Zeitlimit und Budget legt. Zu Projektbeginn können diese Inhalte leider oft nicht in festgelegt werden. Die Praxis trifft gerade bei größeren Projekten häufig Annahmen, die im Laufe der Zeit verifiziert und konkretisiert werden.

Ich hoffe, der Post beantwortet deine Fragen. Lasse mir gerne einen Kommentar da, wenn dir der Eintrag gefallen hat! Natürlich kannst du mir auch über das Kontaktformular eine persönliche Nachricht zukommen lassen.