Wie und durch welche Schritte erstelle ich eine Projektplanung?

Du stehst vor der Herausforderung, eine Projektplanung zu erstellen und weißt nicht, wie und wo du anfangen sollst? Die Projektplanung ist eine zentrale Phase im klassischen Projektmanagement. Sie folgt auf die Initialisierungsphase und geht der Ausführungsphase voraus. In diesem Blogbeitrag erklären wir, wie du deine Projektplanung erstellst und welche Schritte sie umfasst. Außerdem werfen wir einen Blick darauf, wie sich die Projektplanung in die vier Phasen des klassischen Projektmanagements einordnen lässt.

Die vier Phasen des klassischen Projektmanagements

Im klassischen Projektmanagement wird ein Projekt in vier Phasen unterteilt:

1. Projektinitiierung/Definitionsphase: In dieser Phase überprüfst du die Projektidee, schätzt die Machbarkeit ein und definierst das Projektziel.
2. Projektplanung/Planungsphase: Hier erstellst du einen detaillierten Plan, der die Grundlage für die Projektdurchführung bildet.
3. Projektdurchführung/Realisierungsphase: Nun setzt du den Projektplan um und führst die Arbeiten durch.
4. Projektabschluss/Abschlussphase: Abschließend evaluierst du das Projekt, dokumentierst die Ergebnisse und schließt das Projekt offiziell ab.

Schritte innerhalb der Projektplanung

In den nächsten Absätzen schauen wir uns die konkreten Schritte innerhalb der Projektplanung bzw. Planungsphase näher an. Wir beginnen mit der Planung der einzelnen Phasen des Projekts:

1. Phasenplanung

Beginne mit der Phasenplanung, um den Rahmen für dein Projekt festzulegen. Definiere die einzelnen Phasen und lege wichtige Meilensteine fest. Diese Meilensteine markieren wichtige Punkte im Projektverlauf, wie z. B. den Abschluss wesentlicher Teilschritte oder das Erreichen wichtiger Ziele. Eine genaue Phasenplanung hilft dir dabei, den Fortschritt zu überwachen und stellt sicher, dass alle Beteiligten wissen, was wann zu tun ist.

2. Projektstrukturplanung

Bei der Projektstrukturplanung gliederst du das Projekt in Teilprojekte und Arbeitspakete. Teilprojekte sind größere Einheiten, die wichtige Teile des Gesamtprojekts darstellen. Arbeitspakete sind die kleineren, detaillierten Aufgaben innerhalb der Teilprojekte. Diese detaillierte Struktur hilft dir, die Arbeit effektiv zu organisieren, Verantwortlichkeiten zuzuweisen und den Überblick zu behalten.

3. Planung der Projektorganisation

Zur Planung der Projektorganisation gehört auch die Klärung von Rollen und Zuständigkeiten. Lege fest, wer welche Aufgaben übernehmen soll und wie die Kommunikation zwischen den Projektbeteiligten organisiert werden soll. Durch diese Planung wird sichergestellt, dass jedes Teammitglied weiß, welche Aufgaben es zu erfüllen hat und an wen es sich bei Fragen oder Problemen wenden kann.

4. Ablauf- und Terminplanung

In der Ablauf- und Terminplanung legst du den zeitlichen Ablauf des Projekts fest. Bringe die Arbeitspakete in eine logische Reihenfolge und schätze die Dauer der einzelnen Aufgaben. Erstelle einen Zeitplan, um sicherzustellen, dass alle Aufgaben pünktlich erledigt werden. Dazu gehört oft die Festlegung von Terminen für jedes Arbeitspaket und ein detaillierter Zeitplan.

5. Ressourcenplanung

Bei der Ressourcenplanung legen Sie fest, welche Ressourcen Sie für das Projekt benötigen. Dazu gehören Personal, Material, Technologie und andere Ressourcen. Bestimmen Sie, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und wie sie effektiv eingesetzt werden können. Ziel ist es, Engpässe zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle erforderlichen Ressourcen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen.

6. Kostenplanung

Bei der Kostenplanung berechnest du die voraussichtlichen Kosten des Projekts. Dazu gehören Personal-, Material-, technische und andere notwendige Ausgaben. Der Kostenplan hilft dir, das Budget zu kontrollieren und sicherzustellen, dass das Projekt im Rahmen des Budgets bleibt. Eine genaue Kostenplanung ist entscheidend für den finanziellen Erfolg des Projekts.

Methoden im Rahmen der Projektplanung

Neben den grundlegenden Planungsaktivitäten gibt es eine Reihe weiterer wichtiger Methoden, die Sie im Rahmen des Projektmanagements einsetzen sollten. Welche das sind und wann Sie sie einsetzen sollten, lesen Sie im nächsten Kapitel!

Wann erstelle ich eine Risikoanalyse?

Führe die Risikoanalyse frühzeitig in der Planungsphase durch, idealerweise nachdem die grundlegenden Ziele und Strukturen des Projekts festgelegt worden sind. Identifiziere, bewerte und priorisiere mögliche Risiken, die den Projektverlauf beeinträchtigen könnten. Die Risikoanalyse ermöglicht es dir, mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und entsprechende Gegenmaßnahmen zu planen. Die Ergebnisse fließen in die weitere Planung ein, insbesondere in die Prozess- und Ressourcenplanung. Überprüfen und aktualisiere die Risikoanalyse regelmäßig, um auf neue Risiken zu reagieren.

Wann erstelle ich eine Stakeholder-Analyse?

Erstelle die Stakeholder-Analyse ebenfalls frühzeitig in der Planungsphase, idealerweise parallel zur Risikoanalyse. Ermittel alle Personen oder Gruppen, die einen Einfluss auf das Projekt haben oder von ihm betroffen sind. Dazu gehören interne und externe Stakeholder wie Kunden, Lieferanten, Teammitglieder und das Management. Die Stakeholder-Analyse hilft dabei, die Erwartungen, Bedürfnisse und den potenziellen Einfluss der verschiedenen Stakeholder zu verstehen. So kannst du eine gezielte Kommunikation und Einbindung der relevanten Personen in den Projektverlauf sicherstellen. Die Ergebnisse fließen in die Planung der Projektorganisation und der Kommunikationsstrategie ein.

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Wann erstelle ich mein Gantt-Diagramm?

Erstelle dein Gantt-Diagramm nach der Ablauf- und Terminplanung. Es visualisiert den Projektzeitplan, indem es die Dauer der einzelnen Aufgaben und ihre zeitliche Abfolge anzeigt. Das Gantt-Diagramm gibt allen Beteiligten einen schnellen Überblick darüber, wie die Aufgaben zueinander stehen und wie das Projekt voranschreitet. Es ist ein wertvolles Instrument zur Überwachung und Steuerung des Projektverlaufs und hilft dir, mögliche Verzögerungen frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

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Fazit: Wie und durch welche Schritte erstelle ich eine Projektplanung?

Die Projektplanung ist der Schlüssel zum erfolgreichen Management eines Projekts. Mit einer klaren Phasenplanung, einer genauen Projektstrukturplanung und einer effektiven Ressourcen- und Kostenplanung legst du den Grundstein für einen reibungslosen Projektablauf. Vergiss nicht, eine gründliche Risiko- und Stakeholder-Analyse durchzuführen und den Zeitplan in einem Gantt-Diagramm zu visualisieren.

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