Das 4-Phasen-Modell im Projektmanagement

Dich interessiert das 4-Phasen-Modell im Projektmanagement? Du bist auf der Suche nach einer Erklärung, welche Phasen es gibt und was man dort jeweils macht? Dann herzlich willkommen und los geht’s! Ich gebe dir in diesem Beitrag einen Einblick in die vier klassischen Projektphasen. Wir starten mit der Derfinitionsphase und landen über die Planungs- und Realisierungsphase bei der Abschlussphase. Am Ende schauen wir uns noch die Unterschiede zum 5-Phasen-Modell an. Viel Spaß beim Lesen!

Welche Aufgaben übernimmt das Projektmanagement nach dem 4-Phasen-Modell?

Als Vorwissen sollte dir bekannt sein, was ein Projekt ist und was man im Projektmanagement so macht. Wenn du das noch einmal nachlesen möchtest, habe ich dir je einen Artikel dazu oben verlinkt. Für die, die es nicht nachlesen wollen, hier die Kurzform:

• Ein Projekt zeichnet sich vordergründig durch die Einzigartigkeit der Aufgabe aus. Zur Durchführung wird ein eigenes Projektteam geschaffen, mit einer eigenen Organisationsstruktur. Des Weiteren wird ein Projektziel vorgegeben. Letztlich hat man auch immer mit der Begrenzung von Zeit, Budget und Qualität zu kämpfen, dem so. magischen Dreieck.
• Das Projektmanagement dient dazu, ein Projekt zu planen und organisiert die Rahmenbedingungen. Mit verschiedenen Methoden stellt es außerdem die Überwachung des Projektfortschritts sicher.

Nun, da wir das gleiche Verständnis haben, können wir mit den vier Phasen starten. Vorweg noch eins: Je nach Quelle wird nicht immer von vier, sondern von fünf, sechs oder mehr Phasen gesprochen. Hintergrund ist, dass einzelne Phasen dann noch einmal aufgebrochen und in Unter-Phasen unterteilt werden. Hier gibt es kein richtig und kein falsch. Es kommt am Ende auf den Detaillierungsgrad an, den man darstellen möchte. Wir beschäftigen uns hier mit der einfachsten Version, die im klassischen Projektmanagement vorkommt.

Außerdem findet man das Modell zum Teil auch unter anderen Begrifflichkeiten wie bspw. dem Projektlebenszyklus.

Welche Phasen gibt es gemäß dem 4-Phasen-Modell im klassischen Projektmanagement?

Gleich werden wir uns die einzelnen Phasen etwas näher ansehen. Hier noch einmal im Überblick, welche vier Phasen es konkret gibt:

1. Definitionsphase
2. Planungsphase
3. Realisierungsphase
4. Abschlussphase

Was man versteht man nun unter den einzelnen Phasen und welche Tätigkeiten sind innerhalb dieser zu erfüllen? Dies erläutere ich in den folgenden Absätzen.

Was ist die Definitionsphase?

In der Definitionsphase bereiten wir das Projekt vor. Zuerst analysieren wir, was eigentlich das Problem und was das Ziel des Projektes ist. Sobald das klar ist, kann ein erster Projektauftrag formuliert werden. Dieser beinhaltet neben der Benennung des Ziels und des Projektleiters auch erste grobe Rahmenbedingungen zu zeitlichen und finanziellen Ressourcen. Dazu gehört auch, dass Projektrisiken im Vorfeld richtig definiert werden.

Als nächstes muss basierend auf den bisher bekannten Anforderungen und Limitierungen ein Projektteam zusammengestellt werden. Dafür sind notwendige Kompetenzen zu beachten, sodass der bestmögliche Projekterfolg realisiert werden kann.

Schließlich stellt sich noch die Frage nach der Projektorganisation. Soll das Projekt neben den eigentlichen Aufgaben im Tagesgeschäft durchgeführt werden? Oder wird Personal für eine bestimmte Zeit vollständig abgestellt?

Zum Start des Projektes führen wir ein Kick-Off-Meeting durch. Daran nehmen alle am Projekt beteiligten Personen teil. Dort werden die Ziele, die Rahmenbedingungen und die Organisation kommuniziert. Das Meeting dient auch zum Kennenlernen, falls sich nicht alle Beteiligten bereits vorab kennenlernen. Letztlich können die Teammitglieder dort auch erste Fragen bspw. zum Verständnis, zur Rolle oder zur weiteren Vorgehensweise stellen.

Das war nun der offizielle Startschuss zum Projekt. Damit gehen wir auch zur nächsten Phase über: der Planungsphase.

Was passiert in der Planungsphase?

Die Planungsphase dient dazu, die anfallenden Arbeitspakete zu identifizieren. Das geschieht in der Regel gemeinsam mit dem gesamten Projektteam. Schließlich gruppiert man die Aufgaben und arbeitet Abhängigkeiten heraus. Abhängigkeiten bedeutet herauszufinden, welche Aufgabe vor einer anderen Aufgabe durchgeführt werden muss.

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Nun ist es notwendig, dass der Aufwand des jeweiligen Arbeitspaketes geschätzt wird. In der Praxis ist das häufig schwierig. In der Regel versucht man auf Basis bisheriger Erfahrungen eine Schätzung abzugeben. Die Arbeitspakete stellen wir anschließend in eine zeitliche Abfolge. Daraus geht hervor, bis wann welche Arbeiten erledigt sein müssen, um das Projektziel unter Berücksichtigung der zeitlichen Fristen zu erreichen. Häufig nutzt man dazu ein sogenanntes Gantt-Diagramm. Dazu habe ich bereits zwei Beiträge verfasst: Was ist eigentlich ein Gantt-Diagramm und wie erstelle ich ein Gantt-Diagramm in Microsoft Excel.

Abschließend stellen wir fest, welche personellen Ressourcen im Detail notwendig sind. Wir ordnen nun die Arbeitspakete bestimmten Personen hervor. Nun ist es uns auch besser möglich, abzuschätzen, wie viel uns die Umsetzung des Projektes kosten wird. Die Planungen sind damit abgeschlossen. Wir können mit der Umsetzung des Projektes starten!

Wodurch zeichnet sich die Realisierungsphase aus?

Um es einfach auszudrücken: In der Realisierungsphase arbeiten wir die identifizierten Arbeitspakete nach dem zuvor festgelegten Plan ab. Damit könnten wir hier Schluss machen. In der Praxis ist das aber nicht immer so einfach. Aufgabe des Projektmanagers ist es dabei, den Fortschritt der Projektarbeiten zu überwachen. So merkt er schnell, wenn Schwierigkeiten innerhalb eines Arbeitspakets auftreten und die Bearbeitung länger dauert, bspw. weil notwendige Ressourcen fehlen. Ist das der Fall, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die Bearbeitungsdauer weiterhin zu gewährleisten. Ist das nicht möglich, muss der Projektplan entsprechend aktualisiert werden.

Bereits in der Realisierungsphase geht es auch darum, das Projekt und seine Ergebnisse zu dokumentieren. Wie sind wir zu unserem Ziel gekommen? Die Projektdokumentation enthält sämtliche Planungen, dessen Anpassungen sowie Statusberichte für das Management. Sie kann auch weitere Informationen enthalten, wie Zeichnungen & Skizzen, Funktionsbeschreibungen, technische Beschreibungen oder User-Broschüren.

Haben wir alle Arbeitspakete erfolgreich abgearbeitet, starten wir den letzten Abschnitt der Phasen des Projektmanagements.

Geschafft! Was machen wir noch in der Abschlussphase?

Die Abschlussphase beendet das Projekt. In dieser Phase werden die Ergebnisse präsentiert und übergeben.

Dies geschieht häufig mittels eines Projektberichts, der sowohl den Projektverlauf als auch die Ergebnisse beschreibt. In diesem Bericht dürfen durchaus auch kritische Worte gefunden werden. So können bspw. auch Probleme, Herausforderungen und Learnings beschrieben werden. Letzteres kann auch gemeinsam mit dem Team in der abschließenden Diskussion erfolgen. Letztlich wird das Projektteam und seine Organisation aufgelöst. Je nach Unternehmensstruktur kehrt man in sein ursprüngliches Team zurück oder man startet in das nächste Projekt. Das Projekt ist nun abgeschlossen.

Welche Tätigkeiten werden gemäß dem 4-Phasen-Modell im Projektmanagement durchgeführt und welche Schritte müssen durchlaufen werden?

Als nächstes schauen wir uns die verschiedenen Schritte des 4-Phasen-Modells noch einmal an, sodass die Tätigkeiten und angewandten Methoden je Phase noch etwas besser verständlich werden:

Phase 1: Definitionsphase

Die Definitionsphase beinhaltet Tätigkeiten wie die Projektdefinition, eine Stakeholder-Analyse, eine Macharbeiktsstudie und am Ende einen Projektauftrag:

• Projektdefinition: Beschreibung der Projektziele und des Projektumfangs.
• Stakeholder-Analyse: Analyse welche Personen oder Bereiche beteiligt sind und in welchem Ausmaß.
• Machbarkeitsstudie: Je nach projekt muss geprüft werden, in wie weit das Projekt überhaupt erfolgreich umgesetzt werden kann.
• Projektantrag bzw. -auftrag: Dieses Dokument beinhaltet eine ausführliche Beschreibung des geplanten Projekts, des Budgets und des Zeitrahmens und muss von dem oder den Sponsoren genehmigt werden.
• Kick-Off-Meeting: Als offizieller Startschuss gedacht ist dies die Einführung der Projektmitglieder in das Projekt.

Falls du noch auf der Suche nach einer geeigneten Vorlage für deine Stakeholder-Analyse bist, findest du diese in einem meiner weiteren Beiträge!

Phase 2: Planungsphase

Nach der Definitionsphase folgt die eigentliche Planungsphase mit folgenden Schritten:

• Zeitplanung: Erstellung eines Projektzeitplans mit einer Terminplanung und entsprechenden Meilensteinen (siehe Gantt-Diagramm).
• Ressourcenplanung: Zuweisung von notwendigen Ressourcen, wie bspw. Personal, Budget und anderer Ressourcen.
• Risikoanalyse: Analyse der Risiken, um diese bestmöglichen eindämmen zu können.
• Kommunikationsplanung: Wer muss wem wann zu welchen Themen und in welcher Form Informationen geben?

Phase 3: Realisierungsphase

Anschließend müssen folgende Tätigkeiten innerhalb der Realisierungsphase durchgeführt werden:

• Projektsteuerung: Überwachung des Fortschritts, des Budgets und des Zeitplans.
• Qualitätsmanagement: Auch das zuvor festgelegte Qualitätsziel muss natürlich überwacht werden, bspw. durch Kennzahlen oder Tests.
• Änderungsmanagement: In jedem Projekt kann es einen Anpassungsbedarf geben. Ggf. müssen sogar Change Requests (kurz: CR) erstellt und von den Sponsoren freigegeben werden.

Phase 4: Abschlussphase

In der Abschlussphase ist nochauf folgende Themen zu achten:

• Abnahme der Projektergebnisse: Die Ergebnisse des Projekts müssen festgehalten und abgenommen werden.
• Dokumentation: Der Weg zum Projektergebniss soll festgehalten werden. Mit der Dokumentation kann bereits zuvor begonnen werden, in dieser Phase muss sie jedoch finalisiert werden.
• Nachprojekt-Review: Durchführung einer Abschlussbewertung zur Identifikation von Verbesserungspotential.

Was sind die Unterschiede zwischen 4- und 5-Phasen-Modell gemäß der DIN 69001?

Laut der DIN 69001 unterscheidet sich das 5-Phasen-Modell vom 4-Phasen-Modell davon, dass die Realisierungsphase hinsichtlich Umsetzung und Steuerung unterteilt wird. Die Tätigkeiten rund um die Überwachung und Steuerung des Projekts werden in eine neue „Kontrollphase“ ausgelagert. Diese kann sich allerdings größtenteils mit der eigentlichen Realisierungs- bzw. phase überschneiden. Diese Umsetzungsphase beinhaltet schließlich nur noch das, was der Name aussagt: die reine Umsetzung. Die Kontrollphase verläuft weitestgehend parallel zur Realisierungs- bzw. Umsetzungsphase.

Lohnt es sich Projektphasen in der Praxis tatsächlich zu definieren?

Die Definition der Projektphasen in der Praxis ist bei mittleren und größeren Projekten durchaus wichtig, da sie eine klare Struktur für das gesamte Projektteam bietet. Durch die Unterteilung des Projekts in Phasen wie Definition, Planung, Realisierung und Abschluss können die einzelnen Schritte besser organisiert werden. Das erleichtert nicht nur die die Identifikation von Meilensteinen sondern auch die des kritischen Pfads. Eine Orientierung an den Phasen im Projektmanagement unterstützt aber auch bei der Einhaltung von Zeitplänen und Budgets.

Fazit zum 4-Phasen-Modell im Projektmanagement

Das war das 4-Phasen-Modell im Projektmanagement. Hier noch einmal zusammengefasst. Wir starten damit, grobe Ziele in der Definitionsphase festzulegen. Die Planungphase plant die Arbeitspakete hinsichtlich Umfang und zeitlicher Abfolge. Die eigentliche Umsetzung dieser Arbeitspakete erfolgt innerhalb der Realisierungsphase. Dies beinhaltet auch die Überwachung und Steuerung des Projekts, wobei dies im 5-Phasen-Modell in einer eigenen Kontrollphase abgegrenzt wird. Mit der Abschlussphase endet das Projekt: hier werden die Ergebnisse des Projekts übergeben.

Wenn du es bis hierhin geschafft hast, hast du dich schon ganz gut in das Thema Projektphasen eingegraben. Lass mir gerne einen Kommentar da, was du als Nächstes lesen möchtest!