Das 4-Phasen-Modell im Projektmanagement

Dich interessiert das 4-Phasen-Modell im Projektmanagement? Du bist auf der Suche nach einer Erklärung, welche Phasen es gibt und was man dort jeweils macht? Dann bist du hier genau richtig! In den folgenden Absätzen gebe ich dir einen Einblick in die vier Projektphasen, in die ein Projekt nach dem klassischen Ansatz im Projektmanagement unterteilt wird. Von der Definitionsphase, über die Planungs- und Realisierungsphase, bis hin zur Abschlussphase. Viel Spaß beim Lesen!

Welche Aufgaben übernimmt das Projektmanagement nach dem 4-Phasen-Modell?

Als Vorwissen sollte dir bekannt sein, was ein Projekt ist und was man im Projektmanagement so macht. Wenn du das noch einmal nachlesen möchtest, habe ich dir je einen Artikel dazu oben verlinkt. Für die, die es nicht nachlesen wollen, hier die Kurzform:

• Ein Projekt zeichnet sich vordergründig durch die Einzigartigkeit der Aufgabe aus. Zur Durchführung wird ein eigenes Projektteam geschaffen, mit einer eigenen Organisationsstruktur. Des Weiteren gibt es ein klares Projektziel sowie eine Begrenzung der zeitlichen Durchführung und des zur Verfügung stehenden Budgets.
• Das Projektmanagement dient dazu, ein Projekt zu planen und dessen Rahmenbedingungen zu organisieren. Mit verschiedenen Methoden stellt es außerdem die Überwachung des Projektfortschritts sicher.

Nun, da wir das gleiche Verständnis haben, können wir mit den vier Phasen starten. Vorweg noch eins: Je nach Quelle wird nicht immer von vier, sondern von fünf, sechs oder mehr Phasen gesprochen. Hintergrund ist, dass einzelne Phasen dann noch einmal aufgebrochen und in Unter-Phasen unterteilt werden. Hier gibt es kein richtig und kein falsch. Es kommt am Ende auf den Detaillierungsgrad an, den man darstellen möchte. Wir beschäftigen uns hier mit der einfachsten Version, die im klassischen Projektmanagement vorkommt.

Außerdem findet man das Modell zum Teil auch unter anderen Begrifflichkeiten wie bspw. dem Projektlebenszyklus.

Welche Phasen beinhaltet das 4-Phasen-Modell im Projektmanagement?

Bevor wir uns die vier Phasen im Detail anschauen, gebe ich dir einen ersten Überblick:

1. Definitionsphase
2. Planungsphase
3. Realisierungsphase
4. Abschlussphase

Was man unter den einzelnen Phasen versteht, erläutere ich in den folgenden Abschnitten:

Was ist die Definitionsphase?

In der Definitionsphase bereiten wir das Projekt vor. Zuerst analysieren wir, was eigentlich das Problem und was das Ziel des Projektes ist. Sobald das klar ist, kann ein erster Projektauftrag formuliert werden. Dieser beinhaltet neben der Benennung des Ziels und des Projektleiters auch erste grobe Rahmenbedingungen zu zeitlichen und finanziellen Ressourcen. Dazu gehört auch, dass Projektrisiken im Vorfeld richtig definiert werden.

Im Anschluss daran wird in Abhängigkeit der genannten Einschränkungen ein Projektteam zusammengestellt. Wichtig ist, dass ein Team zusammengestellt wird, was den entsprechenden Aufgaben gerecht werden kann. Schließlich stellt sich noch die Frage nach der Projektorganisation. Soll das Projekt neben den eigentlichen Aufgaben im Tagesgeschäft durchgeführt werden? Oder wird Personal für eine bestimmte Zeit vollständig abgestellt?

Zum Start des Projektes führen wir ein Kick-Off-Meeting durch. Daran nehmen alle am Projekt beteiligten Personen teil. Dort werden die Ziele, die Rahmenbedingungen und die Organisation kommuniziert. Das Meeting dient auch zum Kennenlernen, falls sich nicht alle Beteiligten bereits vorab kennenlernen. Letztlich können die Teammitglieder dort auch erste Fragen bspw. zum Verständnis, zur Rolle oder zur weiteren Vorgehensweise stellen.

Das war nun der offizielle Startschuss zum Projekt. Damit gehen wir auch zur nächsten Phase über: der Planungsphase.

Was passiert in der Planungsphase?

Die Planungsphase dient dazu, die anfallenden Arbeitspakete zu identifizieren. Das geschieht in der Regel gemeinsam mit dem gesamten Projektteam. Schließlich gruppiert man die Aufgaben und arbeitet Abhängigkeiten heraus. Abhängigkeiten bedeutet herauszufinden, welche Aufgabe vor einer anderen Aufgabe durchgeführt werden muss.

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Nun ist es notwendig, dass der Aufwand des jeweiligen Arbeitspaketes geschätzt wird. In der Praxis ist das häufig schwierig. In der Regel versucht man auf Basis bisheriger Erfahrungen eine Schätzung abzugeben. Die Arbeitspakete stellen wir anschließend in eine zeitliche Abfolge. Daraus geht hervor, bis wann welche Arbeiten erledigt sein müssen, um das Projektziel unter Berücksichtigung der zeitlichen Fristen zu erreichen. Häufig nutzt man dazu ein Gantt-Diagramm. Hier sind zwei Beiträge zum Thema, was ist eigentlich ein Gantt-Diagramm und wie erstelle ich ein Gantt-Diagramm in Microsoft Excel.

Abschließend stellen wir fest, welche personellen Ressourcen im Detail notwendig sind. Wir ordnen nun die Arbeitspakete bestimmten Personen hervor. Nun ist es uns auch besser möglich, abzuschätzen, wie viel uns die Umsetzung des Projektes kosten wird. Die Planungen sind damit abgeschlossen. Wir können mit der Umsetzung des Projektes starten!

Wodurch zeichnet sich die Realisierungsphase aus?

Um es einfach auszudrücken: In der Realisierungsphase arbeiten wir die identifizierten Arbeitspakete nach dem zuvor festgelegten Plan ab. Damit könnten wir hier Schluss machen. In der Praxis ist das aber nicht immer so einfach. Aufgabe des Projektmanagers ist es, den Fortschritt der Arbeiten zu überwachen. So merkt er schnell, wenn Schwierigkeiten bei einem Arbeitspaket auftreten und die Bearbeitung länger dauert, bspw. weil notwendige Ressourcen fehlen. Ist das der Fall, müssen Maßnahmen ergriffen werden, um die Bearbeitungsdauer weiterhin zu gewährleisten. Ist das nicht möglich, muss der Projektplan entsprechend aktualisiert werden.

Bereits in der Realisierungsphase geht es auch darum, das Projekt und seine Ergebnisse zu dokumentieren. Wie sind wir zu unserem Ziel gekommen? Die Projektdokumentation enthält sämtliche Planungen, dessen Anpassungen sowie Statusberichte für das Management. Sie kann auch weitere Informationen enthalten, wie Zeichnungen & Skizzen, Funktionsbeschreibungen, technische Beschreibungen oder User-Broschüren.

Haben wir alle Arbeitspakete erfolgreich abgearbeitet, starten wir den letzten Abschnitt der Phasen des Projektmanagements.

Geschafft! Was machen wir noch in der Abschlussphase?

Die Abschlussphase beendet das Projekt. In dieser Phase werden die Ergebnisse präsentiert und übergeben. Man erstellt einen finalen Projektbericht, der den kompletten Verlauf und die Ergebnisse beschreibt. Hilfreich ist es kritisch zurückzublicken und festzuhalten, was gut und was schlecht lief, welche Probleme auftraten und was man vielleicht anders machen würde. Letzteres kann auch gemeinsam mit dem Team in der abschließenden Diskussion erfolgen. Letztlich wird das Projektteam und seine Organisation aufgelöst. Je nach Unternehmensstruktur kehrt man in sein ursprüngliches Team zurück oder man startet in das nächste Projekt. Das Projekt ist nun abgeschlossen.

Welche Schritte und Tätigkeiten werden in den Phasen nach dem 4-Phasen-Modell im Projektmanagement durchgeführt?

In diesem Abschnitt schauen wir uns die einzelnen Schritte und Tätigkeiten innerhalb der Phasen etwas detaillierter an.

Phase 1: Definitionsphase

Die Definitionsphase beinhaltet folgende Tätigkeiten:

• Projektdefinition: Klärung der Projektziele, des Umfangs und der Anforderungen.
• Stakeholder-Analyse: Identifikation und Analyse der wichtigsten Stakeholder und ihrer Interessen.
• Machbarkeitsstudie: Bewertung der technischen, wirtschaftlichen und organisatorischen Machbarkeit des Projekts.
• Projektauftrag: Erstellung eines Projektauftrags, der die Projektziele, den Umfang und die Ressourcen festlegt und vom Projekt-Sponsor genehmigt wird.

Phase 2: Planungsphase

Nach der Definitionsphase folgt die Planungsphase mit folgenden Schritten:

• Zeitplanung: Erstellung eines detaillierten Projektzeitplans mit Meilensteinen und Deadlines.
• Ressourcenplanung: Identifikation und Zuweisung der notwendigen Ressourcen, einschließlich Personal, Budget und Materialien.
• Risikoanalyse: Identifikation potenzieller Risiken und Entwicklung von Strategien zur Risikominderung.
• Kommunikationsplanung: Festlegung der Kommunikationswege und -strategien, um den Informationsfluss sicherzustellen.

Phase 3: Realisierungsphase

Anschließend müssen folgende Tätigkeiten innerhalb der Durchführungsphase durchgeführt werden:

• Aufgabenverteilung: Zuweisung spezifischer Aufgaben an Teammitglieder.
• Projektsteuerung: Überwachung des Fortschritts und Steuerung des Projekts, um sicherzustellen, dass es im Rahmen des Zeitplans und Budgets bleibt.
• Qualitätsmanagement: Sicherstellung, dass die Projektoutputs den geforderten Qualitätsstandards entsprechen.
• Änderungsmanagement: Verwaltung von Änderungen am Projektumfang oder -plan.

Phase 4: Abschlussphase

Abschließend erfolgen diese letzten Schritte:

• Abnahme der Projektergebnisse: Formale Abnahme der Projektergebnisse durch den Auftraggeber.
• Dokumentation: Erstellung einer Abschlussdokumentation, die den Projektverlauf und die Ergebnisse zusammenfasst.
• Nachprojekt-Review: Durchführung einer Abschlussbewertung zur Identifikation von Lessons Learned und Best Practices.
• Freigabe der Ressourcen: Rückführung der Ressourcen in ihre ursprünglichen Funktionen oder in neue Projekte.

Welche Unterschiede zum 5-Phasen-Modell nach der DIN 69001 gibt es?

Das 5-Phasen-Modell nach der DIN 69001 unterscheidet sich vom 4-Phasen-Modell des Projektmanagements hauptsächlich durch eine detailliertere Unterteilung der Projektphasen. Hier sind die Unterschiede im Überblick:

Phase 1: Initiierungphase

Im Gegensatz zum 4-Phasen-Modell umfasst das 5-Phasen-Modell nach DIN 69001 eine zusätzliche Initiierungsphase zu Beginn. Diese Initiierungsphase dient dazu, die grundlegende Projektidee zu entwickeln, eine Machbarkeitsstudie durchzuführen und den Projektauftrag offiziell zu genehmigen. Das 4-Phasen-Modell integriert diese Schritte in die Definitionsphase, wodurch die Projektvorbereitung weniger detailliert und formell strukturiert ist als im 5-Phasen-Modell.

Phase 2: Definitionsphase

Die Definitionsphase ist der des 4-Phasen-Modells sehr ähnlich, kann allerdings etwas detaillierter ausgeprägt sein:

• Feinplanung: Im 5-Phasen-Modell wird eine zusätzliche Phase der detaillierten Planung und Definition durchgeführt, bevor die eigentliche Planung beginnt.
• Anforderungsanalyse: Tiefere Analyse und Dokumentation der Anforderungen.

Phase 3: Planungsphase

Beide Modelle beinhalten eine Planungsphase, in der die Projektzeitpläne, Ressourcen, Risiken und Kommunikationsstrategien festgelegt werden.

Phase 4: Realisierungsphase

Die Durchführung oder Umsetzung des Projekts ist in beiden Modellen ähnlich, mit Fokus auf Aufgabenverteilung, Projektsteuerung und Qualitätsmanagement.

Phase 5: Abschlussphase

Im 5-Phasen-Modell wird der Projektabschluss in zwei separate Schritte unterteilt, die eine formelle Abnahme und eine abschließende Nachbetrachtung der Projektergebnisse umfassen.

Im Vergleich zum 4-Phasen-Modell bietet das 5-Phasen-Modell nach der DIN 69001 eine detailliertere Unterteilung, die insbesondere in komplexen Projekten von Vorteil sein kann. Beide Modelle haben ihre Stärken und können je nach Projektanforderungen und Komplexität eingesetzt werden.

Lohnt es sich in der Praxis die Projektphasen zu definieren?

Die Definition der Projektphasen in der Praxis ist von entscheidender Bedeutung, da sie eine klare Struktur für das gesamte Projektteam bietet. Durch die Unterteilung des Projekts in spezifische Phasen wie Definition, Planung, Realisierung und Abschluss können die einzelnen Schritte besser organisiert und überwacht werden. Dies erleichtert unter anderem die Identifikation von Meilensteinen und des kritischen Pfads. Eine Orientierung an den Phasen im Projektmanagement unterstützt aber auch bei der Einhaltung von Zeitplänen und Budgets sowie der Zuweisung von Ressourcen.

Darüber hinaus ermöglicht die klare Phasenstruktur eine frühzeitige Erkennung und Bewältigung potenzieller Risiken, fördert eine effektive Kommunikation unter den Stakeholdern und stellt sicher, dass die Projektziele systematisch erreicht werden. Dies trägt letztendlich zur Verbesserung der Projektqualität und zur Zufriedenheit der Auftraggeber bei.

Fazit zum 4-Phasen-Modell im Projektmanagement

Das war das 4-Phasen-Modell im Projektmanagement. Hier noch einmal zusammengefasst. Wir starten damit, grobe Ziele in der Definitionsphase festzulegen. In der Planungsphase geht es darum, Arbeitspakete zu identifizieren und in eine zeitliche Abfolge zu bringen. Die Arbeiten werden in der Realisierungsphase durchgeführt, wobei der Fortschritt zu überwachen ist, um bei Problemen schnell reagieren zu können. In der Abschlussphase werden die Ergebnisse vorgestellt und übergeben, womit das Projekt endet.

Ich hoffe, der Artikel hat dir einen guten Überblick über die Projektphasen gegeben. Lass mir gerne einen Kommentar da, was du als Nächstes lesen möchtest!