Was ist ein Gantt-Diagramm im Projektmanagement?

Hast du dich schon mal gefragt was der Zweck von einem Gantt-Diagramm im Projektmanagement ist? Es handelt sich um ein sehr vielseitig einsetzbares Tool, welches du in der Praxis häufig anwenden kannst. Egal, ob im Projektmanagement oder als Basis für eine Roadmap jeder Art. Details dazu erläutere ich im Folgenden. Viel Spaß beim Lesen!

Wem das alles bereits bekannt ist, der springt am besten direkt zur Beschreibung, wie man ein solches Gantt-Diagramm selbst in Microsoft Excel erstellt. Oder du lädst dir direkt hier deine eigene Vorlage herunter:

Wie du die Vorlage am besten verwendest, habe ich dir in einem separaten Blog-Beitrag zur Gantt-Vorlage für Microsoft Excel beschrieben.

Geschichte des Gantt-Diagramms

Da erstmal der Name des Diagramms ungewöhnlich erscheint, wollen wir kurz auf die Geschichte eingehen: Die Erfindung wird dem US-amerikanischen Maschinenbauingenieur und Unternehmensberater Henry Laurence Gantt zugeschrieben. Wenn man jedoch genauer recherchiert, entdeckt man, dass bereits einige Kollegen vor ihm auf die Idee gekommen sind, Projekte mithilfe von Balkendiagrammen zu verbildlichen. Nun ja, was bleibt ist: Sein Name wird ewig damit verbunden sein.

Wie ist ein Gantt-Diagramm aufgebaut?

Ob du auf der x-Achse Tage, Kalenderwochen oder Monate abbildest, hängt vom Zweck der Erstellung und dem Detaillierungsgrad ab. Der Beginn eines Balkens bildet jedoch immer den geplanten Beginn einer Aufgabe ab, das Ende eines Balkens hingegen das geplante Ende. Somit stellt die Länge der Balken die Dauer einer Aktivität oder Aufgabe dar.

Häufig wird außerdem der Fortschritt eines Arbeitspaketes durch das Ausfüllen des Balkens in einer anderen Farbe (bspw. grün) symbolisiert. Diese Praktik (auch bekannt als Color Coding) dient der Übersichtlichkeit und besseren Verständlichkeit durch farbliche Hervorhebung.

Ein Gantt-Diagramm kann durch Pfeile ergänzt werden, die Abhängigkeiten zwischen Aufgaben abbilden. Hierdurch wird ermöglicht, den kritischen Pfad des Projektes besser und schneller nachzuvollziehen.

Des Weiteren können kleine Rauten im Diagramm auftauchen. Diese symbolisieren in der Regel das Erreichen eines Meilensteins, sofern das Gantt-Diagramm für eine Projektplanung verwendet wird.

Nie wieder schlecht geplant! Informiere dich darüber, wie deine nächste Projektplanung ein Volltreffer wird!

Meilensteine und der kritische Pfad im Projektmanagement

Im Folgenden möchte ich näher auf die Meilensteine und den kritischen Pfad eingehen, da diese für das Gantt-Diagramm essenziell sind.

Meilensteine für das Projektmanagement im Gantt-Diagramm

Meilensteine sind eine Art von Zwischenzielen innerhalb eines Projektes. Sie stehen symbolisch für den Fortschritt des Projektes und bei Erreichen auch als Zeichen, dass man auf dem richtigen Kurs liegt. Man kann Meilensteine in einem Gantt-Diagram speziell hervorheben. Häufig gesteht dies durch eine Raute.

Beispiele für Meilensteine sind:

• Abschluss einer wichtigen Phase des Projekts
• Lieferung eines Schlüsselprodukts oder einer wichtigen Komponente
• Erreichen einer bestimmten Anforderungen hinsichtich Zeit, Kosten oder Qualität

Die Festlegung von Meilensteinen ist wichtig für ein erfolgreiches Projektmanagement. Sie ermöglichen es, den Fortschritt zu überwachen und den Fokus auf die wichtigsten Ziele zu bewahren.

Der kritische Pfad im Projektmanagement

Der kritische Pfad ist die längste Abfolge von miteinander verbundenen Aufgaben im Projekt, die den Gesamtzeitplan bestimmt. Summiert man die Dauer der Aufgaben auf dem kritischen Pfad auf, erhält man die minimale Dauer des Projektes. Wenn also alles glatt läuft, braucht man so lange, wie die Summe der Aufgaben entlang des kritischen Pfads. Die Verzögerung bei einer oder mehrer dieser Aufgaben führt unweigerlich zu einer Verzögerung des Projektes insgesamt.

Den kritischen Pfad zu erkennen ist eine der wesentlichen Aufgaben innerhalb der Projektplanung. Ein Projektmanager kann durch eine gute Steuerung versuchen den kritischen Pfad bestmöglich einzuhalten.

Das Gantt-Diagramm kann durch seine übersichtliche Visualisierung der Projektplanung dabei helfen diesen kritischen Pfad zu finden. Es kann ebenfalls dabei unterstützen den Projektmitglieder die Relevanz bestimmter Aufgaben zu vermitteln.

Vorteile des Gantt-Diagramms

Das Gantt-Diagramm bietet als Methode des Projektmanagement einige Vorteile, die wir hier kurz skizzieren wollen:

1. Visualisierung des Projektfortschritts: Die grafische Darstellung von Aufgaben und Zeitverlauf hilft dabei einen schnellen Überblick über den Fortschritt des Projektes zu gewinnen – und das zu jedem Zeitpunkt des Projektes.
2. Zeitmanagement: Durch die Visualisierung der zeitlichen Dimension lässt sich für jeden klar erkennen wer wie lange für welche Aufgabe brauchen sollte. Merkt ein Projektmitglied, dass mehr Zeit für eine Aufgabe benötigt wird, so kann dies frühzeitig an den Projektmanager kommuniziert werden.
3. Identifizierung von Abhängigkeiten: Die visuelle Verknüpfung von Aufgaben ermöglicht eine Identifikation von Abhängigkeiten auf einen Blick. Engpässe und Risiken können so früh erkannt werden.
4. Kommunikation und Zusammenarbeit: Die übersichtliche Darstellung unterstützt bei der Kommunikation unter den Team-Mitgliedern, da Zuständigkeiten erkennbar gemacht werden können und jeder die gleichen Informationen sieht.
5. Flexibilität: Bei kleineren Änderungen zeigt sich das Gantt-Diagramm sehr flexibel. Die Anpassung von Zeiten, Aufgaben und Zuständigkeiten ist in der Regel schnell und problemlos möglich.

Nachteile des Gantt-Diagramms

Aber wie jede Methode ist auch das Gantt-Diagramm in mancher Hinsicht limiert. Blicken wir im Folgenden einmal auf die Nachteile:

1. Komplexität: Bei komplexen Projekten wird das Erstellen und Pflegen eines Gantt-Diagramms schnell aufwändig. Je mehr Aufgaben und je mehr Zeit das Projekt in Anspruch nimmt, desto höher sind der Erstellungs- und Aktualisierungsaufwand. Im Idealfall bleibt der Zeitplan möglichst konstant. Aber das kann ja niemand garantieren.
2. Überwältigende Detailgenauigkeit: Gleiches gilt im Grunde für die Übersichtlichkeit: Mehr Aufgaben heißt mehr Balken. Damit geht eine steigende Dateilgenauigkeit einher und leider auch ein steigendes Risiko, dass das Gantt-Diagramm zu unübersichtlich wird.
3. Statische Natur: Dadurch, dass jede Anpassung manuell gepflegt werden muss, birgt dies die Gefahr dass das Diagramm nicht immer aktuell ist.
4. Schwierigkeiten bei komplexen Abhängigkeiten: Nochmal Komplexität: wenn es nicht nur viele Aufgaben gibt, sondern auch vermehrte Abhängigkeiten wird das Diagramm noch komplexer. Dadurch werden die bereits genannten Nachteile noch weiter verstärkt.

Als Fazit lässt sich Folgendes festhalten: Das Gantt-Diagramm eignet sich hervorragend für einfache, kleine und wenig komplizierte Projekte. Ist das Thema grßer ausgelegt, kommt man hiermit schnell an seine Grenzen und andere Tools sind gefragt.

Geeignete Projektmanagement-Software um ein Gantt-Diagramm zu erstellen

Die ein oder andere Software aus dem Projektmanagement kann dabei helfen, die genanten Nachteile rund um die Komplexität etwas zu lindern. Welche Projektmanagement-Software dabei am besten hilft, schauen wir uns in diesem Abschnitt an.

1. Microsoft Project

Microsoft Project ist eine der bekanntesten Projektmanagement-Softwarelösungen, die umfangreiche Funktionen für die Erstellung von Gantt-Diagrammen bietet. Es ermöglicht die detaillierte Planung von Aufgaben, Ressourcenverwaltung, Zeitplanung und Budgetierung. Microsoft Project ist besonders geeignet für komplexe Projekte mit vielen Aufgaben und Abhängigkeiten.

2. Smartsheet

Smartsheet ist eine cloudbasierte Projektmanagement-Plattform, die eine benutzerfreundliche Oberfläche und kollaborative Funktionen bietet. Mit Smartsheet können Teams Gantt-Diagramme erstellen, Aufgaben verfolgen, Ressourcen zuweisen und den Projektfortschritt in Echtzeit überwachen. Die Plattform ist besonders gut für Teams geeignet, die eine flexible und einfach zu bedienende Lösung suchen.

3. Trello

Trello ist eine visuelle Projektmanagement-Software, die auf dem Konzept von Boards, Listen und Karten basiert. Obwohl Trello standardmäßig keine Gantt-Diagramme unterstützt, können Erweiterungen wie „Placker“ oder „Elegantt for Trello“ integriert werden, um Gantt-Diagramme in Trello zu erstellen. Trello eignet sich gut für agile Teams, die eine flexible und anpassbare Projektmanagement-Lösung benötigen.

4. Asana

Asana ist eine beliebte Projektmanagement-Plattform, die eine Vielzahl von Funktionen für die Zusammenarbeit und Aufgabenverwaltung bietet. Mit Asana können Teams Gantt-Diagramme erstellen, Aufgaben zuweisen, Abhängigkeiten definieren und den Projektfortschritt verfolgen. Die Plattform eignet sich gut für Teams, die eine intuitive und benutzerfreundliche Lösung suchen.

5. Wrike

Wrike ist eine umfassende Projektmanagement-Software, die Funktionen für die Planung, Ausführung und Überwachung von Projekten bietet. Mit Wrike können Teams Gantt-Diagramme erstellen, Aufgaben verwalten, Ressourcen zuweisen und den Projektfortschritt in Echtzeit überwachen. Die Plattform eignet sich besonders gut für Teams, die eine skalierbare Lösung mit erweiterten Funktionen benötigen.

6. Miro

Miro ist eine Kollaborationsplattform, die Teams dabei unterstützt, zusammenzuarbeiten, Ideen zu visualisieren und komplexe Probleme zu lösen. Obwohl Miro nicht speziell für das Projektmanagement entwickelt wurde, bietet es dennoch eine Vielzahl von Vorlagen und Tools, die man für die Erstellung von Gantt-Diagrammen verwenden kann. Mit Miro können Teams Gantt-Charts erstellen, Aufgaben verfolgen, Abhängigkeiten visualisieren und den Projektfortschritt gemeinsam bearbeiten. Miro eignet sich besonders gut für Teams, die eine flexible und kollaborative Lösung suchen, um ihre Projektmanagement-Prozesse zu optimieren.

7. Microsoft Excel

Microsoft Excel ist eine weit verbreitete Tabellenkalkulationssoftware, die man auch zur Erstellung von Gantt-Diagrammen verwenden kann. Obwohl Excel nicht über spezielle Funktionen für das Projektmanagement verfügt, kann man Gantt-Diagramme mithilfe von Tabellen, Formeln und bedingter Formatierung erstellen. Excel eignet sich gut für kleine Projekte oder Teams, die bereits mit der Software vertraut sind und eine kostengünstige Lösung suchen. Sie dir hier unsere Vorlage dazu an!

Fazit zu: Was ist ein Gantt-Diagramm im Projektmanagement?

Nun weißt du, was ein Gantt-Diagramm ist, welchen Ursprung es hat und wofür man es im Projektmanagement einsetzen kann. Lasse gerne einen Kommentar da, wenn dir der Eintrag gefallen hat! Natürlich kannst du mir auch über das Kontaktformular eine persönliche Nachricht zukommen lassen.