Definition nach DIN 69901: Projektmanagement einfach erklärt

Was ist eigentlich die Definition von Projektmanagement? Und was macht eigentlich ein Projektmanager? Wenn du auf eine einfache Antwort aus bist, bist du hier genau richtig. In einem anderen Beitrag habe ich bereits einfach erklärt, was eigentlic die Definition eines Projektes ist. Nun widmen wir uns in diesem ultimativen Guide der Definition von Projektmanagement und gehen dabei auf die DIN 69901 ein.

Was ist Projektmanagement laut Definition nach DIN 69901?

Natürlich gibt es zahlreiche Definitionen von Projektmanagement. Die wohl bekannteste Definition von Projektmanagement komme jedoch vom Deutschen Institut für Normung (DIN 69901). Schauen wir uns diese Definition einmal an:

„Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.“

DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e. V.

Was bedeutet das jetzt genau? Das schauen wir uns im folgenden Abschnitt einmal näher an.

Welche Aufgaben fallen unter Projektmanagement nach DIN 69901?

Unter Projektmanagement fallen unterschiedliche Aufgaben. In der Regel werden diese von einem Projektleiter übernommen. Je nach Grße des Projektes können diese jedoch auch von Teilprojektleitern oder PMOs übernommen werden.

Ziel des Projektmanagements ist es, das jeweilis definierte Projektziel zu erreichen. Dabei sollen alle Restriktionen, d.h. Beschränkungen eingehalten werden. Bei Beschränkungen handelt es sich zumeist um die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Zeit, Personal und Budget. Das Dilemma zwischen diesen drei Grßen das Optimum zu finden, wird auch als das magische Dreieck bezeichnet, welches auch im Produktmanagement zu finden ist.

Die konkreten Projektmanagement-Aufgaben unterscheiden sich je nach Phase des Projektes. Im Groben kann man sie in die folgenden vier Aufgabenbereiche aufteilen:

• Planung
• Steuerung
• Organisation
• Kontrolle

Im Folgenden gehe ich auf die einzelnen Aufgaben nach Definition der DIN 69901 näher ein.

Planung im Projektmanagement

Mit der Planung ist die Planung zu Beginn des Projektes gemeint. Sie beginnt in der Regel mit einer Analyse der Situation und einer Beschreibung der Problemstellung. Dabei sollte der Status quo klar und eindeutig beschrieben werden. Dazu gehört auch eine Betrachtung dessen, welche Personen oder Bereiche von dem Projekt beeinflusst werden. Eine hilfreiche Methode dazu ist die Stakeholderanalyse.

Wie du grundsätzlich eine Projektplanung erstellst kann erstmal überfordernd sein. Wie das am besten klappt zeigen wir dir im verlinkten Blogbeitrag!

Anschließend muss der gewünschte Zielzustand bestimmt werden. Daraus lassen sich weitere Aufgaben und Teilaufgaben ableiten. Das Ziel muss eindeutig, erreichbar und positiv formuliert sein. Außerdem sollte es überprüfbar und lösungsneutral sein.

Schließlich müssen auf der Grundlage der Aufgabenplanung die zeitlichen, personellen und finanziellen Ressourcen geplant werden. Die Ergebnisse müssen dann zusammengetragen werden. Letzteres bedeutet nicht, dass die Planung nicht weiter angepasst werden könnte: Im Laufe eines Projekts werden in der Regel weitere Informationen aufgedeckt oder Erfahrungen gemacht, die eine Anpassung des Projektplans erfordern können.

Steuerung & Organisation

Weitere wichtige Punkte sind das Management und die Organisation der Projektarbeit. Dies beginnt mit dem Aufbau einer geeigneten Projektorganisation. Dies betrifft sowohl die Zusammensetzung des Projektteams als auch die Festlegung der Kommunikationswege und der Häufigkeit von gemeinsamen Statusberichten. Der Projektleiter verwaltet diese Fristen und vermittelt bei auftretenden Problemen.

Neben der Etablierung der Projektorganisation umfassen die Aufgaben des Projektmanagements in dieser Phase. Zudem trägt er Sorge, dass alle Beteiligten jederzeit über aktuelle Entwicklungen rund um das Projekt auf den aktuellsten Stand sind. Er koordiniert außerdem die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern.

Kontrolle als Aufgabe im Projektmanagement

Letztlich umfassen die Aufgaben des Projektmanagements auch die laufende Überwachung und Anpassung der Projektpläne. Dies beinhaltet bspw.:

• Regelmäßige Überprüfung des Projektfortschritts
• Identifizieren von Abweichungen
• Ergreifen von Korrekturmaßnahmen

Diese Tätigkeiten stehen immer vor dem Hintergrund die Projektziele zu erreichen und im Rahmen des gegebenen Budgets zu bewegen. Dies beinhaltet auch die erwähnten zeitlichen Restriktionen. Der Projektleiter ist daher verantwortlich für eine frühzeitige Risiko-Erkennung und für das Treffen geeigneter Maßnahmen um ein Projekt überhaupt nicht soweit kommen zu lassen.

Was gehört nach Definition nicht zum Projektmanagement?

Erst einmal muss die Tätigkeit etwas mit einem Projekt zu tun haben. Im Projekt selbst wird dann zwischen Projektmanagement und Projektarbeit unterschieden. Die Projektarbeit kann bspw. Folgendes sein:

• Die Programmierung von Funktionen in einem Online-Shop
• Die Ausarbeitung von Schulungsmaterialien für eine neue Dienstleistung
• Die Entwicklung eines Designs für eine neue Website
• Präsentation eines neuen Produktes auf einer Fachmesse

In der Regel kann die Projektarbeit als die eigentliche Kernarbeit innerhalb des Projektes bezeichnet werden. Das Projektmanagement hingegen organisiert die Rahmenbedingungen. Dadurch wird es erst möglich, dass eben jene Arbeit innerhalb der Restriktionen durchgeführt werden kann. Nach der Definition der DIN 69901 ist die Projektarbeit als solches also kein Bestandteil des Projektmanagement.

Welche beispielhaften Aufgaben gehören zum Projektmanagement?

Die Beispiele beschreiben zugleich auch die Tätigkeiten eines Projektmanagers:

• Erstellen einer Meilensteinplanung (siehe dazu Gantt-Diagramm)
• Ressourcen- und Budgetplanung
• Zusammenstellen des Projektteams
• Durchführen eines Kick-Off-Meetings
• Überwachen des Projektfortschritts und der Risiken
• Teamführung & Begleitung des Veränderungsprozesses
• Erstellen eines Abschlussberichts

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Insbesondere die Überwachung des Projektfortschritts kann auch mit einigen Herausforderungen einhergehen, wenn notwendige Ressourcen nicht zur Verfügung gestellt werden. Diese Tätigkeit ist also keinesfalls zu unterschätzen!

Welche unterschiedlichen Formen der Projektorganisation gibt es?

Es gibt unterschiedliche Formen bzw. Arten von Projektorganisationen. Diese unterscheiden sich je nach Unternehmensstruktur und Anforderungen an das Projekt. Die drei bekanntesten Formen sind die reine Projektorganisation, die Matrixorganisation und die Stabs-Projektorganisation.

Die reine Projektorganisation

Im Rahmen der reinen Projektorganisation wird ein unabhängiges Projektteam gebildet. Dieses Tean arbeitet ausschließlich am Projekt. Der Projektleiter trägt hier die volle Verantwortung für das Projekt. Der Hauptvorteil dieser Projektform sind der klare Fokus auf das jeweilige Projekt und die kurzen Entscheidungswege. Daher eignet sich diese Organisationsform besonders für große und komplexe Projekte mit viel Abstimmungsaufwand.

Die Matrixorganisation

Die Matrixorganisation kombiniert die Linien- mit der Projektorganisation. Die Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig an ihrem Tagesgeschäft und im Projektteam. Der Projektleiter teilt sich die Verantwortung mit den jeweiligen Vorgesetzten der Mitarbeiter, was eine intensive Abstimmung zwischen Projektleiter und Vorgesetzten erfordert. Diese Form der Projektorganisation bietet den Vorteil, dass Spezialisten aus verschiedenen Bereichen ihr Fachwissen flexibel im Rahmen des Projektes einsetzen können.

Die Stabs-Projektorganisation

In der Stabsprojektorganisation bleibt die Linienorganisation bestehen. Das Projektteam fungiert stattdesesn als beratendes Gremium ohne direkte Weisungsbefugnis. Der Projektleiter koordiniert und plant die Projektaktivitäten, während die Fachabteilungen für die Umsetzung verantwortlich sind. Diese Form eignet sich für kleinere oder eng in den laufenden Betrieb integrierte Projekte.

Jede dieser Organisationsformen bietet ihre ganz eignen Vor- und Nachteile und sollte je nach Anforderungen an das Projekt und in Abhängigkeit Unternehmensstruktur gewählt werden.

Wie werden Projekte in der Praxis durchgeführt?

Es gibt verschiedene Herangehensweisen für die Durchführung von Projekten. Diese werden je nach Art, Umfang und Komplexität des Projekts sowie den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gewählt. Die zwei bekanntesten Methoden sind die Wasserfall-Strategie und das agile Projektmanagement. Diese stellen wir im Folgenden kurz vor:

Wasserfall-Strategie

Die Wasserfallstrategie ist ein traditionelles, lineares Projektmanagementmodell, bei dem das Projekt in aufeinander folgende Phasen unterteilt ist. Jede Phase muss abgeschlossen werden, bevor die nächste Phase startet. Dazu gehören in der Regel die Phasen Definition, Planung, Realisierung und Abschluss. Je nach Phasenn-Modell können weitere Phasen hinzukommen.

Diese Methode bietet eine klare Struktur, ist aber weniger flexibel, da sich Änderungen im Umfang des Projektes oder hinsichtlich der Anforderungen zu einem Zeitpunkt nach der Planungsphase nur schwer umsetzen lassen. Sie eignet sich besonders für Projekte mit klar definierten Zielen und stabilen Anforderungen, z. B. in der Bau- oder Fertigungsindustrie.

Agiles Projektmanagement

Im Gegensatz zur Wasserfall-Strategie legt das agile Projektmanagement den Schwerpunkt auf iterative und inkrementelle Entwicklungsprozesse. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban setzen auf regelmäßige Feedback-Schleifen, flexible Planung und eine enge Zusammenarbeit zwischen den Beteiligten. Projekte werden in kurze, überschaubare Zeitabschnitte, so genannte Sprints, unterteilt. In denen werden dann funktionale Produktinkremente erstellt.

Dieser Ansatz ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen und neue Erkenntnisse zu reagieren, und eignet sich besonders für Projekte in dynamischen und unsicheren Umgebungen wie der Softwareentwicklung. Aufgrund der sich immer schneller verändernden Welt wird dieser Projektansatz allerdings auch in anderen Bereichen immer häufiger eingesetzt.

Hybride Ansätze im Projektmanagement

Neben dem Wasserfall- und dem agilen Ansatz gibt es auch hybride Ansätze, welche die Elemente der beiden Methoden miteinander kombinieren. Diese hybriden Modelle versuchen, die Vorteile beider Ansätze zu nutzen, indem sie zum Beispiel die strukturierten Phasen des Wasserfallmodells mit der Flexibilität des agilen Ansatzes kombinieren. Die Wahl des richtigen Ansatzes hängt dabei wie immer von den spezifischen Anforderungen des Projekts, der Unternehmenskultur und den verfügbaren Ressourcen ab.

Fazit zu Definition von Projektmanagement nach DIN 69901

Was ist also Projektmanagement? Fassen wir die Kernpunkte noch einmal zusammen: einfach erklärt durch die Definition der DIN 69901 dient Projektmanagement dazu, das Projekt zu planen. Außerdem stellt es Methoden zur Überwachung des Fortschritts zur Verfügung. Abschließend ist es auch Aufgabe, Rahmenbedingungen des Projektes zu organisieren. In der Praxis unterstützen dabei zahlreiche Methoden, auf die ich in einem weiteren Blogeintrag dieser Serie eingehen werde.

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