Definition nach DIN 69901: Projektmanagement einfach erklärt

Was ist eigentlich die Definition von Projektmanagement? Und was macht eigentlich ein Projektmanager? Wenn du nach einer einfachen Antwort suchst, bist du hier genau richtig. In einem anderen Artikel habe ich bereits einfach erklärt, was die Definition eines Projektes ist. Nun widmen wir uns in diesem ultimativen Guide der Definition von Projektmanagement und gehen dabei auf die DIN 69901 ein.

Was ist Projektmanagement laut Definition nach DIN 69901?

Natürlich gibt es zahlreiche Definitionen von Projektmanagement. Zuerst schauen wir uns die Definition des Deutschen Instituts für Normung an:

„Projektmanagement ist die Gesamtheit von Führungsaufgaben, -organisation, -techniken und -mitteln für die Initiierung, Definition, Planung, Steuerung und den Abschluss von Projekten.“

DIN 69901 des Deutschen Instituts für Normung e. V.

Was das nun genau bedeutet, erkläre ich im nächsten Abschnitt.

Welche Aufgaben beinhaltet das Projektmanagement nach DIN 69901?

Die Aufgaben des Projektmanagements werden in der Regel von einem Projektleiter übernommen. Ziel des Projektmanagements ist es, das Projektziel zu erreichen. Dabei sollen alle Restriktionen, d.h. Beschränkungen eingehalten werden. Beschränkungen sind zumeist die zur Verfügung stehenden Ressourcen wie Zeit, Personal und Budget – auch bekannt als das magische Dreieck, welches auch im Produktmanagement zu finden ist.

Die konkreten Aufgaben unterscheiden sich je nach Phase des Projektes. Im Groben kann man es in die folgenden vier Aufgabenbereiche gliedern:

• Planung
• Steuerung
• Organisation
• Kontrolle

Im Folgenden gehe ich auf die einzelnen Aufgaben nach Definition der DIN 69901 näher ein.

Planung im Projektmanagement

Mit der Planung ist die Planung zu Beginn des Projektes gemeint. Sie beginnt in der Regel mit einer Analyse der Situation und einer Beschreibung der Problemstellung. Dabei sollte der Status quo klar und eindeutig beschrieben werden. Dazu gehört auch eine Betrachtung dessen, welche Personen oder Bereiche von dem Projekt beeinflusst werden. Eine hilfreiche Methode dazu ist die Stakeholderanalyse.

Wie du grundsätzlich eine Projektplanung erstellst kann erstmal überfordernd sein. Wie das am besten klappt zeigen wir dir im verlinkten Blogbeitrag!

Anschließend muss der gewünschte Zielzustand bestimmt werden. Daraus lassen sich weitere Aufgaben und Teilaufgaben ableiten. Das Ziel muss eindeutig, erreichbar und positiv formuliert sein. Außerdem sollte es überprüfbar und lösungsneutral sein.

Schließlich müssen auf der Grundlage der Aufgabenplanung die zeitlichen, personellen und finanziellen Ressourcen geplant werden. Die Ergebnisse müssen dann zusammengetragen werden. Letzteres bedeutet nicht, dass die Planung nicht mehr angepasst wird: Im Laufe des Projekts werden in der Regel weitere Informationen aufgedeckt oder Erfahrungen gemacht, die eine Anpassung erfordern können.

Steuerung & Organisation

Weitere wichtige Punkte sind das Management und die Organisation der Projektarbeit. Dies beginnt mit dem Aufbau einer geeigneten Projektorganisation. Dies betrifft sowohl die Zusammensetzung des Projektteams als auch die Festlegung der Kommunikationswege und der Häufigkeit der gemeinsamen Statusberichte. Der Projektleiter verwaltet die Fristen und vermittelt bei Problemen.

Zusätzlich zur Etablierung der Projektorganisation umfassen die Aufgaben des Projektmanagements im Rahmen der Steuerung und Organisation die laufende Überwachung und Anpassung der Projektpläne. Dies beinhaltet die regelmäßige Überprüfung des Projektfortschritts, das Identifizieren von Abweichungen und das Ergreifen von Korrekturmaßnahmen, um die Projektziele termingerecht und im Rahmen des Budgets zu erreichen. Der Projektleiter ist dafür verantwortlich, Risiken frühzeitig zu erkennen und geeignete Maßnahmen zur Risikominimierung zu implementieren. Zudem sorgt er dafür, dass alle Projektbeteiligten stets über aktuelle Entwicklungen informiert sind und koordiniert die Zusammenarbeit zwischen verschiedenen Abteilungen und externen Partnern, um eine reibungslose und effiziente Projektabwicklung sicherzustellen.

Kontrolle als Aufgabe im Projektmanagement

Darüber hinaus gehört auch die Überwachung des Projektfortschritts zu den Aufgaben des Projektmanagements. Damit soll sichergestellt werden, dass der Plan eingehalten wird, was sich sowohl auf die Erfüllung der Aufgaben als auch auf die Einhaltung des Zeit- und Finanzbudgets bezieht. Schließlich gehören auch die Qualitätssicherung der Ergebnisse und die Dokumentation der Projektergebnisse zum Abschluss des Projekts.

Neben der Überwachung des Projektfortschritts ist es wichtig, regelmäßige Soll-Ist-Vergleiche durchzuführen, um Abweichungen vom geplanten Projektablauf frühzeitig zu erkennen. Das Berichtswesen spielt dabei eine zentrale Rolle, da es Transparenz schafft und eine fundierte Entscheidungsgrundlage bietet. Der Projektleiter muss in der Lage sein, flexibel auf Veränderungen zu reagieren, indem er gezielt Maßnahmen ergreift und Anpassungen im Projektplan vornimmt. Dazu gehört auch die Überwachung von Meilensteinen und die Einleitung von Eskalationsverfahren, wenn kritische Ziele gefährdet sind.

Ein weiteres zentrales Element der Kontrollaufgaben ist die kontinuierliche Überprüfung von Risikobewertungen und die Anpassung von Risikomanagementstrategien, um potenzielle Probleme rechtzeitig zu erkennen und abzumildern. Diese umfassenden Kontrollmechanismen stellen sicher, dass das Projekt auf dem richtigen Weg bleibt und die gewünschten Ergebnisse in der gewünschten Qualität erzielt werden.

Was gehört nach Definition nicht zum Projektmanagement?

Erst einmal muss die Tätigkeit etwas mit einem Projekt zu tun haben. Im Projekt selbst wird dann zwischen Projektmanagement und Projektarbeit unterschieden. Die Projektarbeit kann bspw. Folgendes sein:

• Die Programmierung von Funktionen in einem Online-Shop
• Die Ausarbeitung von Schulungsmaterialien für eine neue Dienstleistung
• Die Entwicklung eines Designs für eine neue Website
• Präsentation eines neuen Produktes auf einer Fachmesse

In der Regel kann die Projektarbeit als die eigentliche Kernarbeit innerhalb des Projektes bezeichnet werden. Das Projektmanagement hingegen organisiert die Rahmenbedingungen. Dadurch wird es erst möglich, dass eben jene Arbeit innerhalb der Restriktionen durchgeführt werden kann. Nach der Definition der DIN 69901 ist die Projektarbeit als solches also kein Bestandteil des Projektmanagement.

Welche beispielhaften Aufgaben gehören zum Projektmanagement?

Die Beispiele beschreiben zugleich auch die Tätigkeiten eines Projektmanagers:

• Erstellen einer Meilensteinplanung (siehe dazu Gantt-Diagramm)
• Ressourcen- und Budgetplanung
• Zusammenstellen des Projektteams
• Durchführen eines Kick-Off-Meetings
• Überwachen des Projektfortschritts und der Risiken
• Teamführung & Begleitung des Veränderungsprozesses
• Erstellen eines Abschlussberichts

Lade dir jetzt deine Vorlage zum Gantt-Diagramm kostenlos herunter:

Insbesondere die Überwachung des Projektfortschritts kann auch mit einigen Herausforderungen einhergehen, wenn notwendige Ressourcen nicht zur Verfügung gestellt werden. Diese Tätigkeit ist also keinesfalls zu unterschätzen!

Welche unterschiedlichen Formen der Projektorganisation gibt es?

Es gibt verschiedene Arten von Projektorganisationen, die sich je nach Unternehmensstruktur und Projektanforderungen unterscheiden. Die drei Haupttypen sind die reine Projektorganisation, die Matrixorganisation und die Stabs-Projektorganisation.

Die reine Projektorganisation

In einer reinen Projektorganisation wird ein unabhängiges Projektteam gebildet, das ausschließlich an dem Projekt arbeitet. Der Projektleiter hat hier die volle Autorität und trägt die volle Verantwortung für das Projekt. Diese Organisationsform eignet sich besonders für große und komplexe Projekte, da sie eine klare Fokussierung und schnelle Entscheidungen ermöglicht.

Die Matrixorganisation

Die Matrixorganisation kombiniert Linien- und Projektorganisation. Die Mitarbeiter arbeiten gleichzeitig in ihrer Abteilung und im Projektteam. Der Projektleiter teilt sich die Verantwortung mit den Abteilungsleitern, was eine intensive Abstimmung erfordert. Diese Struktur hat den Vorteil, dass Spezialisten aus verschiedenen Abteilungen flexibel eingesetzt und Ressourcen effizient genutzt werden können.

Die Stabs-Projektorganisation

In der Stabsprojektorganisation bleibt die Linienorganisation bestehen und das Projektteam fungiert als beratendes Gremium ohne direkte Weisungsbefugnis. Der Projektleiter koordiniert und plant die Projektaktivitäten, während die Fachabteilungen für die Umsetzung verantwortlich sind. Diese Form eignet sich für kleinere Projekte oder solche, die eng in den laufenden Betrieb integriert sind.

Jede dieser Organisationsformen hat ihre Vor- und Nachteile und sollte je nach den spezifischen Anforderungen des Projekts und der Unternehmensstruktur gewählt werden.

Wie werden Projekte in der PRaxis durchgeführt?

Es gibt verschiedene Herangehensweisen für die Durchführung von Projekten, die je nach Art, Umfang und Komplexität des Projekts sowie den spezifischen Anforderungen des Unternehmens gewählt werden. Zwei der bekanntesten Methoden sind die Wasserfall-Strategie und das agile Projektmanagement.

Wasserfall-Strategie

Die Wasserfallstrategie ist ein traditionelles, lineares Projektmanagementmodell, bei dem das Projekt in aufeinander folgende Phasen unterteilt ist. Jede Phase muss abgeschlossen sein, bevor die nächste beginnen kann. Dazu gehören in der Regel die Phasen Anforderungsanalyse, Entwurf, Implementierung, Test, Integration und Wartung. Diese Methode bietet eine klare Struktur und eine einfache Planung, ist aber weniger flexibel, da sich Änderungen des Projektumfangs oder der Anforderungen in späteren Phasen nur schwer umsetzen lassen. Sie eignet sich besonders für Projekte mit klar definierten Zielen und stabilen Anforderungen, z. B. in der Bau- oder Fertigungsindustrie.

Agiles Projektmanagement

Im Gegensatz dazu legt das agile Projektmanagement den Schwerpunkt auf iterative und inkrementelle Entwicklungsprozesse. Agile Methoden wie Scrum oder Kanban setzen auf regelmäßige Feedback-Schleifen, flexible Planung und enge Zusammenarbeit im Team. Projekte werden in kurze, überschaubare Zeitabschnitte, so genannte Sprints, unterteilt, in denen funktionale Produktinkremente erstellt werden. Dieser Ansatz ermöglicht es, flexibel auf Veränderungen und neue Erkenntnisse zu reagieren, und eignet sich besonders für Projekte in dynamischen und unsicheren Umgebungen wie der Softwareentwicklung.

Hybride Ansätze im Projektmanagement

Neben dem Wasserfall- und dem agilen Ansatz gibt es auch hybride Ansätze, die Elemente beider Methoden kombinieren. Diese hybriden Modelle versuchen, die Vorteile beider Ansätze zu nutzen, indem sie zum Beispiel die strukturierten Phasen des Wasserfallmodells mit der Flexibilität und dem iterativen Charakter des agilen Ansatzes kombinieren. Die Wahl des richtigen Ansatzes hängt von den spezifischen Anforderungen des Projekts, der Unternehmenskultur und den verfügbaren Ressourcen ab.

Fazit zu Definition von Projektmanagement nach DIN 69901

Was ist also Projektmanagement? Fassen wir die Kernpunkte noch einmal zusammen: einfach erklärt durch die Definition der DIN 69901 dient Projektmanagement dazu, das Projekt zu planen. Außerdem stellt es Methoden zur Überwachung des Fortschritts zur Verfügung. Abschließend ist es auch Aufgabe, Rahmenbedingungen des Projektes zu organisieren. In der Praxis unterstützen dabei zahlreiche Methoden, auf die ich in einem weiteren Blogeintrag dieser Serie eingehen werde.

Vielen Dank fürs Lesen! Wenn dir der Eintrag gefallen hat, lasse mir gerne einen Kommentar da! Natürlich kannst du mir auch über das Kontaktformular eine persönliche Nachricht zukommen lassen.