Gantt-Diagramm in Microsoft Excel erstellen

Du suchst nach einer Möglichkeit, ein Gantt-Diagramm in Microsoft Excel zu erstellen? Ich zeige dir hier einen Weg, der nicht nur deinen Plan darstellt, sondern der es auch ermöglicht den Fortschritt deines Projekts zu überwachen. Wie genau du dieses Template mit Excel erstellst, zeige ich dir in diesem Beitrag. Viel Spaß beim Lesen & Ausprobieren!

Wie sieht das Ergebnis aus?

Vorweg, wie das Ganze am Ende aussehen soll: wir werden unterscheiden zwischen einer Tabelle, in der ich meine Daten pflege und dem Diagramm, in dem diese visuell dargestellt werden. Das sieht dann so aus:

Wie man sieht, sind wir hier auf einer Tages-Basis unterwegs. Das ermöglicht eine einfachere Anpassung, wenn ich doch mal auf Wochen- oder Monatsbasis umschwenken möchte. Wir werden nun zuerst die Tabelle erstellen und anschließend darauf basierend das Diagramm.

Wem das zu viel Arbeit ist, der kann die Vorlage an dieser Stelle auch einfach und kostenfrei herunterladen:

Tabelle in Microsoft Excel erstellen

Für die Tabelle benötigen wir insgesamt neun Spalten. In die erste Spalte schreibe ich meine Tasks, Aufgaben oder Aktivitäten, während ich in die zweite Spalte den geplanten Starttermin setze. Darauf folgt der geplante Arbeitsaufwand in Arbeitstagen. Das kann man natürlich auch mit anderen zeitlichen Einheiten machen. Dann muss ich allerdings ein paar Anpassungen vornehmen.

In der vierten Spalte berechne ich das voraussichtliche Ende des Tasks. Dazu verwende ich die Formel „ARBEITSTAGE„. Dabei kann ich auch Feiertage berücksichtigen. In der Spalte dahinter berechne ich schlicht die Anzahl an Tagen (inkl. Wochenenden & Feiertagen). Dies benötige ich später für die Visualisierung der Plan-Daten.

Jetzt kommen wir zu den Ist-Daten. In der Spalte Fortschritt bilde ich ab, wie weit eine Aktivität fortgeschritten ist. Ich habe mich für eine Darstellung in Prozent entschieden. Man könnte diese auch weglassen und direkt die absolvierten Tage hinterlegen. In der Praxis bekommt man jedoch eher eine Antwort auf die Frage „wie weit bist du“ als auf die Frage „wie viele Tage hast du gebraucht oder wirst du noch brauchen“.

Abschließend benötigen wir noch zwei Hilfsspalten. Zum einen eine Spalte für das heutige Datum. Um das nicht regelmäßig anpassen zu müssen, verwenden wir dazu die Formel „HEUTE“. In die letzte Spalte tragen wir nun Zahlen in einem Einser-Schritt ein. Warum erfahrt ihr am Ende des folgenden Abschnitts.

Gantt-Diagramm erstellen

Um im nächsten Schritt das Gantt-Diagramm selbst zu erstellen, markieren wir die ersten beiden Spalten und wählen das gestapelte Balkendiagramm aus. Anschließend fügen wir über Daten hinzufügen die Daten der Spalte „Dauer hinzu“. Jetzt müssen wir zwei Anpassungen vornehmen. Damit unsere x-Achse mit dem Datum des Projektstarts beginnt, müssen wir das Minimum der x-Achse unter Achsenoptionen auf das früheste Datum des Projektes setzen. Wichtig ist dabei, dass wir dieses als Zahl und nicht als Datum eingeben.

Außerdem müssen wir jetzt den ersten Teil der Balken unsichtbar machen. Dazu klicken wir diese an und setzen sowohl die Füllung als auch die Kontur auf „keine“. Je nach gewählter Formatvorlage müssen wir darauf achten, dass wir ggf. auch den Schatten o.ä. entfernen. Nun können wir für die sichtbaren Balken die Farbe wählen, die mir gefällt.

Fortschrittsbalken erstellen

Um Balken für den Fortschritt zu ergänzen, werden wir Fehlerindikatoren der unsichtbaren Balken verwenden. Dazu klicken wir diese an und wählen über das grüne Plus am Rande des Diagramms Fehlerindikatoren. Das sieht etwas seltsam aus, aber wir formatieren diese so, wie wir sie benötigen. Dazu wählen wir die erweiterte Formatierung der Fehlerindikatoren aus. Jetzt wählen wir aus, dass wir lediglich den positiven Bereich und keinen Abschluss sehen wollen. Anschließend wählen wir als benutzerdefinierten Fehlerbetrag die Spalte mit den berechneten absolvierten Tagen des Projektes aus und machen den Balken über die Formatierung so dick, dass er der Dicke der anderen Balken entspricht. Abschließend können wir noch die Füllung der Fortschrittsbalken anpassen.

Heutiges Datum im Diagramm ergänzen

Was noch fehlt, ist der Balken zum heutigen Datum. Dazu fügen wir dem Diagramm nun die Spalte mit dem heutigen Datum dazu und stellen das Diagramm dann so um, dass die Werte für heute als „Punkte mit gerader Linie“ dargestellt werden und eine Sekundärachse verwenden. Abschließend ordnen wir die Werte aus der Hilfsspalte der x-Achse zu.

Wenn die gerade Linie dann noch nicht lang genug ist, stellen wir den Wertebereich der Funktion so ein, dass es passt. Hier kann man das Minimum und das Maximum gleich der minimalen und maximalen Werte der Hilfsspalte setzen. Wer mag, kann die Linie noch beschriften und fertig ist unser Gantt-Diagramm in Excel.

Fazit zu Gantt-Diagramm in Microsoft Excel erstellen

Jetzt wisst ihr, wie ihr ein Gantt-Diagramm in Microsoft Excel erstellen könnt. Dies könnt ihr individuell und fallspezifisch weiter anpassen. Wenn euch der Beitrag weitergeholfen hat, freue ich mich über einen Kommentar oder schreibt mit über das Kontaktformular. Wenn du noch mehr über die Geschichte des Gantt-Diagramms erfahren möchtest, empfehle ich dir die historische Beschreibung in Wikipedia.